Je ‘to do’ of takenlijst lijkt niet het meest sexy onderwerp om aandacht aan te besteden. Ten onrechte! Een goede actielijst zorgt voor minder stress, meer overzicht, pro actiever werken en meer werkplezier. Maar dan moet je misschien wel eerst een paar (kleine) stappen nemen…
Stap 1: Kies voor één takenlijst
Op hoeveel verschillende plekken verzamel je nu je acties? Misschien in je telefoon, op een geeltje, ligt er nog ergens een lijstje of zitten er dingen in je hoofd. Op verschillende plekken overzichten proberen bij te houden is niet handig. Kies dan ook voor één vaste plek die je als enige en altijd gebruikt. Je digitale takenlijst in Outlook kan hierin veel voor je betekenen.
Aan iedere digitale taak kun je namelijk zelf een einddatum hangen. Het systeem geeft dan op het door jou gekozen tijdstip een herinnering. Hiermee krijg je automatisch een berichtje wanneer je waarmee aan de slag wilt. Zie het maar als je gratis digitale privé secretaresse. Zo kun je nooit meer een taak vergeten of een deadline over het hoofd zien! Bijkomend voordeel is dat je de taak helemaal uit je hoofd kunt halen. Je hebt hem immers ‘veilig opgeborgen’ in het systeem. Meer lezen?
Stap 2: Verzamel al je open eindjes
Verzamel alles waar je acties hebt opgeschreven, zoek dus ook even in je hoofd. Hierin probeer je vaak veel meer dingen te onthouden dan je denkt.
Stap 3: Vul je takenlijst, maar let wel op hoe je eea omschrijft
Ik ken jouw manier van noteren natuurlijk niet, maar er is een grote kans dat je dingen in de trant van ‘klant bellen’, ‘factuur uitzoeken’ of ‘nieuwe training uitwerken’ hebt opgeschreven. Klopt dat? Als dat zo is, dan is je eerste actie (klant bellen) voornamelijk vaag, de tweede actie (factuur uitzoeken) is mogelijk al over de betaaldatum en de derde actie (nieuwe training uitwerken) is geen omschrijving van een taak maar van een project waarmee je wilt starten.
Daarom drie tips om slimmer je taken te omschrijven:
- Omschrijf concreet welke eerste stap je in de taak moet zetten, zodat meteen voor jezelf duidelijk is wat je moet gaan doen.
- Vermeld een einddatum.
- Zorg ervoor dat de omschrijving je motiveert om aan de slag te gaan.
Het is dus nog een kunst om je taken zo te formuleren dat ze én helder zijn én dat ze je aanzetten tot het nemen van actie. Maar als het je lukt om je taken als kleine overzichtelijke klussen te noteren die duidelijk aangeven wat je moet doen, dan zal je merken dat het veel makkelijker voor je is om daadwerkelijk met de klus aan de slag te gaan. Kijk maar: ‘Martijn van klant x bellen via 010-1234567 om te sparren over nieuw product y’, ‘Offerte bij manager z opvragen om factuurnummer 8643 te controleren’ en ‘analyseren van de evaluatieformulieren over het afgelopen half jaar om te zien welke trainingsbehoefte daarin wordt aangegeven’.
Stap 4: Doen!
Je hebt nu alle tools in handen om altijd overzicht te houden op je lopende werkzaamheden: je werkt met één (digitale) takenlijst waarin concrete eerstvolgende stappen met een deadline staan vermeld. Dat wordt lekker werken!
Vind je wat persoonlijke ondersteuning wel handig om jouw persoonlijke actielijst op te stellen? Natuurlijk kunnen wij dat samen binnenkort regelen!
