Ben jij ook zo iemand die gehaast bij een afspraak of overleg binnen valt om vervolgens niet goed voorbereid aan tafel te zitten? Dat is niet alleen zonde van je tijd, door een onvoldoende voorbereiding haal je vast ook niet het optimale uit het gesprek. Met deze vijf eye-openers kom je altijd op tijd én met de juiste voorbereiding!
• Plan niet alleen gesprekstijd in
Heel vaak zie ik alleen tijd in agenda’s gereserveerd staan voor de afspraak zelf, zoals 10.00-11.00 Afdelingsoverleg. Hoe fijn zou het echter zijn als je een half uurtje voor het overleg gereserveerd hebt om je stukken nog eens door te lezen, te checken of je al je actiepunten hebt afgehandeld en om alvast de agendapunten die besproken gaan worden voor te bereiden. Je komt dan niet alleen minder gestrest aan in het overleg, je hebt voor jezelf ook al kunnen bepalen wat je wilt inbrengen.
Het is ook slim om na het overleg tijd vrij te houden zodat je niet meteen in beslag wordt genomen door andere werkzaamheden. Ik gebruik deze tijd om meteen de eerste acties uit te zetten, taken die ik op moet pakken in te plannen en om mijn (digitale) stukken op te ruimen.
• Plan je reis- en parkeertijd in
Zet nooit een afspraak in je agenda zonder meteen reistijd in te plannen. Vergeet ook de tijd niet te reserveren die je kwijt bent met het vinden van een parkeerplek!
• Alle relevante stukken op één plek verzamelen
Voor iedereen met wie ik een overleg heb, heb ik een eigen digitaal / plastic mapje gemaakt (je kunt natuurlijk ook prima gebruik maken van ‘categorieën’ in Outlook), gelabeld met de naam van de betreffende persoon. Hierin verzamel ik in de loop van de tijd alle stukken die ik tijdens het overleg wil bespreken. Het grote voordeel daarvan is dat ik alleen maar de juiste map hoef aan te klikken of hoef te pakken om meteen alle documenten bij de hand te hebben die ik tijdens het gesprek nodig heb. Zo ben ik nooit wat kwijt en kan ik ook niets vergeten. Je kunt deze mappen maken uiteraard ook maken voor afdelingsoverleggen etc.
• Spreek een ‘ongeveer’ tijd af
Overal waar ik naar toe ga zeg ik dat ik er rond een bepaald tijdstip ben met een marge van tien minuten eerder en tien minuten later. Dit geeft me een speling van maar liefst twintig minuten! Handig bij een onverwachte file… Ik ben nog niet iemand tegen gekomen die dit bezwaarlijk vond. Sterker nog, mensen vinden het ook fijn te weten dat ik het ook niet erg vind om even op hen te wachten als ze nog iets aan het afronden zijn.
• Geef aan hoeveel tijd je beschikbaar hebt
Het is heel handig als je aan het begin van het gesprek duidelijk aangeeft hoeveel tijd je beschikbaar hebt. De ander weet dan ook waar hij aan toe is. Dit voorkomt dat je belangrijke zaken moet afraffelen omdat de tijd om is, of dat je op het puntje van je stoel zit omdat je eigenlijk weg moet maar je gesprekspartner nog niet uitgesproken is.
Meer praktische en direct toepasbare tips om je werk slimmer en leuker te plannen? Zeker weten dat je na deze workshop van drie uur bewuster met je tijd om gaat op een manier die bij jou past!
