Close

1 december 2011

Zorg dat je afspraak helder is

Het werkt natuurlijk veel lekkerder; als je duidelijk van elkaar weet wat je van elkaar kunt verwachten of wat er specifiek van jou verwacht wordt. Toch wil dit inzicht niet automatisch zeggen dat we naar elkaar toe altijd zulke duidelijke afspraken maken. Helaas ook niet tijdens de jaarlijkse beoordelings- en functioneringsgesprekken.

Want als je met elkaar bepaalt dat ‘we klantgericht werken’ of dat je ‘op tijd je email beantwoordt’, dan heb je eigenlijk nog niets duidelijks met elkaar afgesproken. Plezierig werken begint met heldere afspraken maken…

Misverstanden en onduidelijkheid. Je creëert ze al snel als je geen duidelijke kaders aangeeft. Zo verstaat de één onder klantgericht werken dat je geïnteresseerd vraagt hoe het met de partner van de klant gaat, de ander als een offerte binnen 24 uur is opgestuurd. Onduidelijkheid alom dus.

Be SMART
Er is een methode die je kunt gebruiken bij het helder en concreet formuleren van je afspraken; de SMART methode. Doordat hij handig en makkelijk toepasbaar is gebruik ik hem zelf zo vaak mogelijk. SMART staat voor:

  • Specifiek | Doelen en afspraken zijn heel concreet en duidelijk.
  • Meetbaar | Precies aangeven waaruit het resultaat bestaat.
  • Acceptabel | Redelijke afspraak die voor jezelf en anderen acceptabel is.
  • Realistisch | Haalbare opdracht.
  • Tijdgebonden | Welke tijd staat voor, wat is de (eind)datum.

Wat wordt dan volgens SMART afspraken? Mogelijk iets van: ‘Binnen drie werkdagen geef je altijd een reactie op nieuw binnen gekomen email’. Welke van de twee afspraken is het meest helder?

Makkelijker werken, makkelijker checken
Hoe concreter je afspraken maakt, hoe makkelijker het werken wordt en hoe makkelijker je kunt checken of het goed gaat. Je kunt met de SMART-methode hele heldere afspraken maken over het uitvoeren van werkzaamheden en over gewenst gedrag met wie dan ook, zoals met collega’s, je partner, je leidinggevende of de tandarts.

Slimmer werken
En kan je leidinggevende je nieuwe taak niet SMART uitleggen, zorg er dan eerst voor dat alles duidelijk is voordat je iets gaat doen wat later helemaal niet de bedoeling was!