Close

1 juli 2012

Zeg duidelijk wat je bedoelt…

…en als de ander niet duidelijk is; vraag dan om duidelijkheid! Scheelt je een hoop tijd en voorkomt dat je onnodig werk verricht.

Een voorbeeld. Een leidinggevende loopt via het bureau van haar secretaresse naar buiten en zegt ‘ik ga naar die en die locatie en ben nu weg’. ‘O nou fijn, veel plezier’, denkt de secretaresse. Wat de leidinggevende eigenlijk bedoelde te zeggen is dat ze graag wil dat de secretaresse mensen informeert over het feit dat ze deze middag op een andere locatie werkt en daar bereikbaar is. Maar dat is niet wat de secretaresse begrepen heeft.

Iets anders horen dan de ander zegt
Dit is een voorbeeld van een situatie die je zelf wellicht ook regelmatig meemaakt; een ander zegt wat tegen je, je gaat daarmee iets doen en achteraf blijkt dat je het verkeerde hebt gedaan.

Hoe dat komt? Dat komt doordat beiden een andere betekenis hebben gegeven aan hetgeen gezegd is. Verwachtingen worden niet duidelijk uitgesproken en zijn daardoor verschillend, wat ervoor kan zorgen dat de verkeerde dingen gedaan worden. Er is een stukje ‘ruis’ ontstaan in het overbrengen van de boodschap.

Ruis wordt veroorzaakt door drie dingen:

  1. Waarnemen: het zien wat je wilt zien.
  2. Interpreteren: het selectief horen van wat je wilt horen.
  3. Waarden: het koppelen van je eigen mening aan iets.

Ruis hoeft helemaal niet bewust te ontstaan. Het kan zijn dat je vanuit bepaalde waarden en normen of vanuit een bepaalde ervaring een conclusie trekt die voor deze situatie alleen niet blijkt te kloppen. Lastig is deze ruis in ieder geval wel doordat het onduidelijkheid geeft.

Zo voorkom je onduidelijkheden
Gelukkig kun je er wat aan doen om de ruis zoveel mogelijk te beperken. Hoe je dat doet? Door echt te luisteren naar de ander, vervolgens kort samen te vatten wat je hebt gehoord om daarna te vragen wat er van jou verwacht wordt. In dit geval had de secretaresse bijvoorbeeld kunnen zeggen; ‘Oké, je bent hier vanmiddag dus niet meer werkzaam maar je bent daar en daar. Kan ik nog iets voor je doen nu je naar de andere locatie gaat?’.

Check dus altijd even bij de ander wat hij of zij precies bedoelt. Dat kan een hoop onduidelijkheden en onnodig werk voorkomen.