Close

20 juli 2017

Wist je dat je een (project)takenlijst kunt delen in Outlook?

Het kan erg handig zijn om een takenlijst in Outlook te maken waar niet alleen jij maar ook je collega’s bij kunnen. Bijvoorbeeld als jullie in een projectgroep zitten of als je samen dezelfde werkzaamheden uitvoert.

Je hebt zo een aparte file gemaakt waarin je alle taken van je project of van jullie afdeling in kunt verzamelen.

 

Delen van een nieuw aan te maken takenlijst:

  • Ga in Outlook naar Taken.
  • Klik met je rechtermuisknop op je persoonlijke takenlijst.
  • Kies voor Nieuwe map en geef de map een naam, klik op OK.
  • Ga naar je nieuw gemaakte takenlijst, klik op je rechter muisknop en klik op Delen, Taak delen. Er wordt nu een email aangemaakt.
  • Stuur deze email naar iedereen die in deze takenlijst moet kunnen werken.
  • Zet, indien gewenst, een vinkje bij ‘De geadresseerden…. en verwijderen’.
  • Verzend het bericht. Als je collega’s het bericht accepteren dan krijgen ze de takenlijst er automatisch bij. Iedereen kan vanaf dan de taken inzien en bewerken.

 
Delen van een bestaande takenlijst:

  • Ga naar de bestaande map in taken.
  • Ga naar het tabblad Map en klik op Taak delen. Er wordt nu een email aangemaakt. Zie verder de drie laatste bolletjes van hierboven.

 

Wijzigen van machtigingen
Mocht je machtigingen willen uitbreiden of verwijderen, dan doe je dat makkelijk in het tabblad Map, Map machtigingen.

Verfijn met categorieën
Werk je met meerdere personen binnen een zelfde takenlijst, dan is niet altijd direct te zien wie wat doet. Als je gebruikt maakt van de categorieën, dan voorkom je dit probleem. Je kunt namelijk labels met naam/kleur hangen aan iedere taak. Hierdoor kun je in één oogopslag zien wie waar verantwoordelijk voor is.

Zo kun jij ook gemakkelijk gebruik gaan maken van categorieën.