Close

28 juli 2009

Oh jee, ik moet op vakantie…

“Eigenlijk ga ik liever niet op vakantie. Ik raak nu al gestrest van wat ik bij terugkomst op het werk ga aantreffen.” Misschien ook voor jou wel een herkenbare gedachte? Een aankomende vakantie leidt bij veel mensen tot extra werkstress doordat veel mensen worstelen met het overdragen van werkzaamheden aan een ander. Een paar tips waarmee je met een gerust hart op vakantie kunt.

Eenduidigheid in werken
Zolang iedereen gewoon zijn eigen werk doet valt het niet op dat iedereen zijn bestanden op een andere schijf opslaat, anders omgaat met zijn ‘to do lijst’ of op een andere manier archiveert. Het wordt anders als we voor elkaar gaan waarnemen. Documenten kunnen niet gevonden worden, adressen van belangrijke klanten zijn kwijt en deadlines worden vergeten.

Dit valt voor een groot deel te voorkomen om van te voren binnen het team afspraken te maken over de manier waarop jullie werken en archiveren. Maak hier dus afspraken over tijdens bijvoorbeeld het werkoverleg. Wie bewaart wat en op welke manier, waar zijn lopende werkzaamheden terug te vinden en worden bijvoobeeld adressenbestanden centraal of indvidueel bewaard.

Pro-actief
Goed en eenduidig organiseren van het werk is dus belangrijk voor een succesvolle werkoverdracht. Daarnaast vinden we overdragen soms ook gewoon moeilijk. Je hebt bijvoorbeeld het gevoel dat alleen jij de aangewezen persoon bent om die bepaalde actie te ondernemen.

Hierdoor heb je wellicht ook niet eerder de tijd genomen om anderen in te lichten over de manier waarop jij die werkzaamheden oppakt. Als je er dan niet bent weet ook niemand hoe dat specifieke onderdeel werkt. Het kan ook zo zijn dat je zelf niet voldoende pro-actief aan de slag bent geweest. Kon je echt niet inschatten dat die grote klant juist in jouw vakantie een offerte gaat plaatsen?

Realiseer je dat het werk ook door moet draaien als je er niet bent en investeer tijd om je collega’s wegwijs te maken in jouw werkzaamheden.

Nog een aantal tips
Wil je echt ontspannen op vakantie en ook nog eens relaxed terugkomen; vergeet dan dit niet;

  • Begin op tijd met het afbouwen van je werkzaamheden; neem er op het laatste moment geen extra klussen bij.
  • Plan ruim voor je vakantie een moment in om je werkzaamheden over te dragen.
  • Vergeet niet je afwezigheidassistent in je e-mail aan te zetten!
  • Vraag achteraf aan je collega’s hoe het overnemen is verlopen, hieruit kunnen zinvolle verbeterpunten komen.

Vasthouden vakantiegevoel
Voorkom dat jij zelf of je team tegen de vakanties opziet en dat het vakantiegevoel eenmaal terug op het werk meteen over is door de stapels achterstanden die er te vinden zijn. Meld je team nu aan voor de vier uur durende workshop Tijd voor… vakantie! We maken gezamenlijk afspraken over het organiseren van het werk, het stellen van prioriteiten en werkoverdracht en je krijgt daarnaast een heleboel praktische tips. Zodat jij, of je team, deze zomer met een gerust hart op vakantie kunnen.

p.s. natuurlijk heb je ook de rest van het jaar veel profijt van de workshop!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *