Minder mail ontvangen begint bij zelf bewuster en betere mails te sturen. Deze tips bij het versturen en ontvangen van berichten helpen je daarbij.
1. Lastige berichten eerst persoonlijk bespreken, dan via mail bevestigent ...
Bedenk voordat je een email stuurt of dit het beste communicatiemiddel is. Een mailtje sturen is prima als je een korte mededeling hebt of eenvoudige vraag wilt stellen. Heb je echter een complexer verhaal of heeft je vraag uitleg nodig, dan kun je beter eerst even persoonlijk contact opnemen. Dat voorkomt onduidelijkheden en misverstanden. Je kunt dan een goede toelichting geven die je daarna per mail samenvat. Stuur je alleen een mail, dan is de kans groot dat er heel wat heen-en-weer-gemaild wordt voordat je de reactie krijgt die je wilt.
2. Meld het als je geen reactie verwacht
Hoeft de ander niet te reageren? Meld dat dan duidelijk in je onderwerpregel en sluit je mailbericht ermee af, zoals ‘geen reactie nodig’. Deze opmerking voorkomt ook berichtjes waar je verder niets mee kunt, waaronder ‘dank je wel’.
3. Wacht met reageren
Direct reageren op een mail betekent vaak extra werk. Wacht een paar uur. In het gunstigste geval is het probleem al opgelost.
4. Meld wanneer je antwoord
Krijg je een mail die even wat tijd kost om te beantwoorden, doe dan twee dingen. Plan het afhandelen van deze taak in je agenda of digitale takenlijst op een moment dat je er tijd voor hebt en mail de ander wanneer je ermee aan de slag gaat. De tekst hoeft niet lang te zijn. Een ‘Ik heb je mail ontvangen en ik geef je op <datum> een reactie’ is vaak al voldoende. Dat voorkomt mails met vragen als ‘heb je mijn berichtje ontvangen?’. Lees verder…
5. Stuur mails altijd met een toelichting door
Is een mail niet voor jou bedoeld of wil je anderen ook informeren over de e-mail? Prima om het bericht dan te ‘forwarden’, voeg alleen wel even een uitleg toe! Als je aangeeft wat de ander met je bericht moet, voorkom je dat je mails terugkrijgt zoals ‘wat moet ik hiermee’ en ‘waar gaat dit over’.
