Close

13 oktober 2009

Werken is fantastisch, zonder e-mail

Als je niet oppast bepaalt het afhandelen van je dagelijkse portie e-mail je hele werkdag. Een veel gehoorde uitspraak is dan ook “Ik ontvang altijd zoveel mail”. Het is heel raar, maar hoor jij ook zelden iemand zeggen “Ik verstuur veel e-mail berichten”…? Hoe je er zelf voor kunt zorgen dat je minder e-mail ontvangt.

‘Even snel een mailtje sturen’ is iets wat we onbewust vaak doen. Tel maar eens na hoeveel verzonden items er van de afgelopen twee dagen in je ‘verzonden’ bak staan. Wellicht zijn dit er veel meer dan je vermoedde.

Persoonlijk contact
De afgelopen jaren heeft het mailen twee andere belangrijke vormen van communicatie overgenomen; bellen en even langslopen. Het lijkt sneller en makkelijker om digitaal je boodschap over te brengen. Maar pas op, dat is het vaak niet!

Geen non-verbale communicatie, wel heel belangrijk!
Grote afwezige bij e-mail is de non-verbale communicatie. Terwijl deze voor zestig procent bepalend is voor het overbrengen van je boodschap. Intonatie vertelt dertig procent van je boodschap. Slechts de laatste tien procent zeg je met woorden. Hier zit dus een probleem; je kunt niet (non)verbaal communiceren via de e-mail! De kans dat je berichtje voor onduidelijkheden en misverstanden zorgt is dan ook erg groot.

Duidelijkheid
Hoeveel berichtjes worden er vaak niet tussen jou en de ander heen en weer gezonden voordat duidelijk is wat jullie nu eigenlijk van elkaar willen. Zou het niet en sneller en efficiënter zijn geweest als jullie elkaar gesproken hadden? Waarschijnlijk wel!

Bedenk dus voordat je een mailtje verstuurt of dit het beste communicatiemiddel is, of dat je beter persoonlijk contact kunt opnemen.

Wanneer je wel kunt mailen
Waar e-mail wel heel geschikt voor is? Voor het versturen van documenten (naar externen), het stellen van eenvoudige vragen of voor korte mededelingen zoals ‘Ik heb je gebeld maar ik kreeg geen gehoor, zou je me terug willen bellen’. In alle andere gevallen; pak die telefoon of loop even langs bij je collega… Wat krijg jij een lege in-box!

We lezen graag je reactie op dit artikel!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *