Close

1 juni 2012

Wat je niet hebt gehad kun je ook niet kwijt raken

Een slecht en niet eenduidig archief kost je dagelijks onnodig veel tijd. Omdat het opzoeken van iets te lang duurt. Maar ook omdat het archiveren van nieuwe email en digitale of papieren documenten onnodig lastig is. Als je niet snel en simpel iets kunt toevoegen aan je archief, dan ga je het ook niet of niet goed gebruiken.

Het werkt het meest prettig als je zowel voor je Outlook als voor je papieren en digitale (Word/Excel) archief dezelfde mappen gebruikt. Als je al je verschillende archieven op dezelfde manier opbouwt is het veel overzichtelijker en dus slimmer en makkelijker werken.

Voor ieder onderwerp een aparte map
Berg je documenten in mappen op. Geef ieder van je onderwerpen een aparte map, die je mogelijk weer onderverdeeld in submappen. Zo kun je als hoofdmap ‘Overleg’ hebben en als submappen ‘Teamoverleg’, ‘Overleg leidinggevende’ en ‘Overleg projectgroep x’.

 elk jaar opruimenBewaar kritisch
80% van de spullen die we bewaren (ook thuis!) kijken we nooit meer in. Omdat je deze documenten niet meer nodig hebt, omdat je niet meer weet dat je ze nog had of omdat jij niet de persoon was die verantwoordelijk is voor het bewaren van het stuk. Denk dus voordat je iets archiveert na of het echt wel zinvol is dat je het bewaart.

Eén keer
Als je besluit dat iets wordt opgeslagen in je archief, voorkom dan dat je het stuk twee of zelfs meerdere keren ergens bewaart! Heb je het stuk digitaal, print het dan niet uit om in een ordner te stoppen maar sla het digitaal op. Neemt minder ruimte in beslag en is makkelijker terug te vinden.

Elk jaar opruimen
Alles heeft onderhoud nodig, ook je archief. Maak aan het begin van het nieuwe jaar een map van het oude jaar aan, bijvoorbeeld ‘2012’ en plaats daarin alle mappen. Maak dan vervolgens eenmalig een nieuwe mappenstructuur aan voor 2013. Waarom dit handig is? Je kunt zo in de toekomst met een druk op de knop oude ballast schonen. Want je kunt nu in een keer bijvoorbeeld de map ‘2001’ verwijderen als je zeker weet dat je daar niets meer mee hoeft.