Close

14 oktober 2014

Waarom je Post-it’s beter kunt verbannen van je werkplek

Schrijf jij ook dingen die je niet wilt vergeten op een Post-it waarmee je je beeldscherm, bureaublad en agenda volplakt? Niet slim!

Post-it’s zijn eigenlijk alleen maar afleiders en garanderen helemaal niet dat je op tijd aan de slag gaat met die ene actie. Sterker nog, ze vergroten je kans op stress en onrust. Er zijn daarom betere manieren om tot actie te komen!

Natuurlijk doe ik het zelf ook. De telefoon gaat, ik pak er een ‘geeltje’ bij en ik noteer gauw even wat dingen. Het is nu alleen de kunst om het geeltje niet ergens op te plakken zodat je er later (hopelijk) nog wat mee gaat doen, maar om meteen te bepalen wat je er verder mee wilt.

Een paar feiten
Om je bewust te maken van het effect van een geeltje aan je laptop of PC heb ik twee feiten voor je. Gemiddeld heb je tien keer naar de Post-it gekeken voordat je actie onderneemt om het af te handelen. Enig idee hoeveel tijd je hiermee verspilt en hoeveel druk je jezelf ermee oplegt (‘oh ja, daar moet ik ook nog wat mee doen’). Daarnaast is de attentiewaarde maar beperkt. Al na twee dagen zie je je Post-it niet meer hangen en is het blaadje een onopvallend onderdeel van je werkplek geworden.

Handel meteen af
Om te voorkomen dat geeltjes voor onrust en stress zorgen is het de kunst om meteen na het vol krabbelen te besluiten wat je ermee gaat doen. En dan zijn er eigenlijk maar twee opties;

  1. Je hebt een paar minuten tijd nodig om de actie uit te voeren. Doe het dan meteen. Later opnieuw opstarten kost je meer tijd dan het klusje direct afhandelen.
  2. Je hebt meer tijd nodig om de actie uit te werken. Maak dan een nieuwe taak aan in Outlook en vul deze met de gegevens die je net hebt genoteerd. Geef ook aan wanneer je met deze taak aan de slag wilt. Het systeem geeft je nu automatisch een herinnering waardoor je je actie niet meer kunt vergeten.

 

Digitale geeltjes bestaan ook!
Weet je overigens dat je ook digitale geeltjes kunt maken? Handig als je geen pen bij de hand hebt! Klik in Outlook links onderin op het icoontje ‘notities’ en klik vervolgens op ‘nieuwe notitie’.

Helaas kun je aan de geeltjes zelf geen datum hangen. Maar, je kunt ze wel invoegen in een taak en er zo een herinneringsdatum aan hangen.

Wegwerken van geeltjes met handige info
Heb je geeltjes die andere informatie bevatten dan acties, zoals telefoonnummers, inloggegevens en codes? Hier een paar suggesties hoe je deze info handig een digitaal plekje kunt geven;

  • Telefoonnummers die je veel nodig hebt kun je in je Contactpersonen in Outlook noteren.
  • Inloggegevens zou je allemaal in een Word of Excel bestand kunnen bewaren. Veiliger is om een (gratis) applicatie te gebruiken, zoals KeePass.
  • Codes, kostenplaatsnummers en alle andere cijfers die je regelmatig gebruikt plaats je bijvoorbeeld allemaal bij elkaar in een Exceloverzicht. Ik heb zelf onder ‘Contactpersonen’ in Outlook het contact ‘Handige codes’ aangemaakt en daar de nummers in het aantekeningenveld genoteerd.