Krijg grip op je dagelijks niet in te plannen werkzaamheden

We hebben allemaal te maken met niet in te plannen verstoringen die iedere dag op ons afkomen, zoals telefoontjes, spoedklussen en appjes. Weet je niet goed hoe je om kunt gaan met allerlei ad hoc werkzaamheden die je planning verstoren? Lees dan verder en ontdek hoe je wel grip krijgt op de dagelijkse onderbrekingen in je werk.

Iedere functie kent wel een aantal taken die je van tevoren niet kunt plannen, maar die wel opgepakt moeten worden. Sommige functies, zoals secretariële- of commerciële functies, bestaan zelfs voor een groot gedeelte uit ‘niet te plannen werkzaamheden’. Zo is een bellende klant geen ongewenste storende factor, wel een kerntaak waar je verder mee moet! Alleen, je weet niet wanneer het telefoontje komt en je hebt ook nog andere klussen die je die dag wilt afronden. Hoe kun je dan omgaan met deze verstoringen?

Check de urgentie van je onderbreking

Check bij de verstoring altijd eerst of je die echt meteen vandaag op moet pakken of dat je deze kunt inplannen voor later. Let op; werkzaamheden zijn niet altijd zo urgent als het lijkt! Dit artikel helpt je om de juiste prioriteiten te kunnen stellen.

Vastlopen in je eigen planning

Oké, de nieuwe klus blijkt prioriteit te hebben. Alleen staat je agenda aansluitend vol met afspraken, projecten, werkzaamheden en overleggen. Er kan dus eigenlijk niets meer bij of je loopt vast. In je eigen planning. En dat is natuurlijk nou net niet de bedoeling. De truc is om iedere dag ruimte in je agenda te creëren om aan de slag te kunnen met niet in te plannen werkzaamheden. Alleen, hoe doe je dat?

Inventariseer je verstoringen

Om voldoende ruimte te hebben om niet planbare activiteiten op te pakken is het handig te weten hoeveel tijd je hier gemiddeld per dag aan kwijt bent. Om dit inzichtelijk te krijgen kun je eens een paar dagen bijhouden welke verstoringen je hebt en hoeveel tijd je ermee kwijt bent. Het is even een extra taak, het geeft je alleen wel veel nuttige informatie waar je in je planning zeker wat mee kunt!

Houd tijd vrij voor verstoringen

Stel, uit je inventarisatie komt dat je dagelijks een uurtje nodig hebt om ad hoc werkzaamheden te verwerken. Zorg er dan voor dat je iedere dag een uur ‘lucht’ in je agenda hebt. Lucht is losse tijd die je om je andere afspraken heen plant zodat je deze tijd niet opvult met andere werkzaamheden. Ik heb hiervoor in mijn agenda dagelijks twee keer een half uurtje opgenomen.

Lucht geeft grip op je agenda

Natuurlijk komt de klus zelden op het tijdstip dat ik gereserveerd heb. Alleen, de agendaruimte die ik heb vrijgehouden geeft mij de flexibiliteit om met mijn afspraken te schuiven. Zo kan ik voor alle werkzaamheden van die dag voldoende tijd vrijmaken. Door lucht in te plannen creëer ik grip op mijn eigen planning.

Dus, door tijd vrij te houden voor niet planbare werkzaamheden, heb je deze werkzaamheden stiekem toch gewoon ingepland!

Iedere dag de dingen doen die je wilt doen, zonder chaotische werkdagen, onrust in je hoofd of werkstress? Klik hier…

 

Mooie (werk)dag,

Vond je dit een inspirerend artikel? Leer nog meer in deze workshop:

Vind je dit artikel interessant? Deel gerust!:

Email
Facebook
Twitter
LinkedIn