Close

31 juli 2012

Waar laat je je spullen bij Het Nieuwe Werken?

Stap jij over op Het Nieuwe Werken, en heb je dus geen vaste werkplek meer, of wil je gewoon eens op een slimme manier je werkomgeving organiseren? Met deze tips zorg je ervoor dat je je bureau, ladenblok en kasten of leeg kunt maken of wel slimmer in kunt delen!

Post it’s
Is jouw beeldscherm behangen met van de vrolijk gekleurde plakkende memoblaadjes (die er na een poosje vanzelf afvallen omdat de lijm is opgedroogd) of gebruik je diverse andere papieren om te acties op te schrijven? Gebruik één systeem om al te taken te noteren. Dit kan heel handig in je digitale Takenlijst in Outlook. Zo heb je altijd op iedere plek een overzicht van al je lopende werkzaamheden.

En kan je het echt niet laten om geeltjes te gebruiken, Outlook heeft een heuse ‘geeltjes’ optie. Kijk maar eens links onderin je beeldscherm als je in Outlook bezig bent!

Tijdschriften en ander naslagwerk
Ben jij de centrale bibliotheek? Of wil je eens kijken hoe actueel je verzameling tijdschriften is? Voorkom de verleiding om lees-spullen te bewaren. Heb je stukken digitaal, bewaar ze dan ook niet nog eens op papier. En heb je een interessant artikel gelezen in een tijdschrift en wil je die bewaren; scheur dit artikel uit en bewaar hem in een speciale map (bijvoorbeeld een inspiratiemap). Nog beter; scan het artikel in en archiveer het digitaal.

Printjes
Stop met printen. Krijg je een email waar je later nog wat mee moet en print je hem nu uit zodat je deze actie niet kunt vergeten? Niet doen, het kan slimmer! Verplaats je email naar je takenlijst, hang er een herinneringsdatum aan en Outlook gaat jouw eraan helpen herinneren wanneer je met deze actie aan de slag wilt. Op deze manier heb je nooit meer losse papieren en zorg je ervoor dat je Outlook gebruikt als jouw gratis digitale secretaresse.

Papier
Zoek al je papieren uit en gooi weg wat je niet meer nodig hebt. Organiseer de overgebleven spullen in onderstaande categorieën; In (hierin kun je alles bewaren wat je nog niet hebt gelezen), Actie (alles waar je mee aan de slag moet), Afwachten (alles waar je nog op een reactie van de ander wacht) en eventueel Lezen (als je veel leeswerk heb kan het efficiënter zijn om dit te clusteren en een vast leesmoment in de week te prikken of juist stukken te lezen als je ergens bijvoorbeeld aan het wachten bent).

Foto’s, kaarten en andere leuke prullaria
(Maak er een foto van), scan het in en maak er een leuke achtergrond van voor op je PC of laptop.

Voorraad
Ga gewoon even dingen halen als je ze nodig hebt. Zijn er dingen die je veel gebruikt, bijvoorbeeld insteekhoezen, bewaar er dan een aantal van in je werkmap. Voor het geval je je nietmachine en perforator denkt te gaan missen; als je weinig print heb je deze spullen wellicht ook bijna niet meer nodig!

Kladpapier en je bureau-onderlegger
Maak een mapje ‘kladpapier’ aan en stop deze in je werkmap zodat je altijd iets hebt om snel wat aantekeningen op kwijt te kunnen. Ik gebruik hiervoor de achterkant van papier dat ik anders weg zou gooien. Doe ik meteen wat aan recyclen.

Kalender
Snel even kijken welke datum het vandaag over drie weken is? Maak gebruik van je Outlook kalender of van een van de vele digitale kalenders, zoals je op www.kalender-365.nl kunt vinden.

Je zult het zelf ervaren als het je lukt om bovenstaande toe te passen; met minder spullen heb je meer vrijheid!

Meer slimme tips om je werkplek te organiseren geven we je tijdens de workshop of individuele coaching ‘Tijd voor… je werkplek’.