Close

10 januari 2020

Vijf tips om minder email te ontvangen

Wil je dit jaar minder tijd besteden aan je emails en daardoor meer tijd vrij maken voor de dingen die je werk echt interessant maken? Dan kun je dit zelf doen om de hoeveelheid nieuwe mails in je inbox te beperken!

1. Stuur zelf minder email

Hoe minder mail je zelf stuurt, hoe minder berichten je terug krijgt! Er is onderzocht dat je vier reacties kunt verwachten op iedere afzonderlijke email die je zelf verstuurd. Vraag je dus af of het echt noodzakelijk is dat je over dat onderwerp een email stuurt, mondeling bespreken kan ook. En een goed bedoeld ‘bedankt voor je hulp’ terugsturen is aardig maar je hebt wel kans dat je een ‘graag gedaan’ of iets dergelijks terug krijgt. En je bent zo weer een paar emails verder!

2. Vertel het als je geen reactie terug verwacht

Het eerste wat mensen lezen als er een nieuwe email binnenkomt is de onderwerpregel. Hoe handig is het als je er dan ook voor zorgt dat alle relevante informatie hierin te lezen valt? Geef in je onderwerpregel concreet aan waarover de email gaat. Dus geen ‘Verzoekje’ maar liever ‘Gezocht: naam van ons contactpersoon bij bedrijf Z’. Geef ook aan wat je van de ander verwacht. Bijvoorbeeld; ‘graag reactie voor morgen 14.00 uur’. Verwacht je geen reactie van de ander, zet dat er dan ook duidelijk bij; ‘geen reactie gewenst. Scheelt weer een nieuwe email in je inbox!

3. Geef geen uitleg via de mail

Bespaar je de moeite, probeer geen dingen uit te leggen via de email. Geheid dat je er diverse vragen over krijgt. Je kunt beter mondeling vertellen hoe het zit. Vind je het prettig, dan kan je daarna natuurlijk altijd wel een korte samenvatting via de email versturen als naslag.

4. Stap uit discussies die niet voor jou bedoeld zijn

Ontvang je mail over een discussie die je eigenlijk niets aan gaat of kom je maar niet uit de mailgroep? Zo kun je ervoor zorgen dat alle toekomstige berichten niet meer in je inbox belanden:

Ga op de email staan over de discussie die je niet meer wilt volgen.

Bovenaan vind je het tabblad Start. Bij het item Verwijderen vind je de optie ‘Gesprek negeren’.

Als je het icoontje aanklink worden alle huidige en toekomstige berichten van het geselecteerde gesprek naar de map Verwijderde Items geplaatst.

5. Stuur mails altijd met een toelichting door

Is een email niet voor jou bedoeld of wil je anderen ook informeren over de email? Prima om het bericht dan te ‘forwarden’, voeg alleen wel even een uitleg toe! Als je aangeeft wat de ander met je bericht moet voorkom je dat je mails terug krijgt zoals ‘wat moet ik hiermee’ en ‘waar gaat dit over’.

Enne, met deze vijf tips stuur je zelf onbewust ook minder email de wereld in. Anderen zullen je daarvoor dankbaar zijn! Meer tips over slimmer mailen, beter beheer van je inbox en allerlei super handige Outlook tools die je nu waarschijnlijk nog niet gebruikt?