Close

Aanbod workshops en coaching

Your Service Title

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua.

Your Service Title

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua.

15 juni 2021

Vier Outlook instellingen die je nog niet gebruikt

(…maar wel heel handig zijn!)

De meest gebruikte tools in Outlook zijn de mail, taken en agenda. Ik heb voor alle drie deze functionaliteiten opties waarvan ik (bijna) zeker weet dat je die nog niet gebruikt, maar die je werkleven wel een stuk makkelijker maken! Of, ken jij ‘Snelonderdelen’, ‘Overlayweergave’ en ‘Gedeelte Takenlijst’ al?!

Nog sneller mail afhandelen met ‘Snelonderdelen’ | Je hebt vast emails met een gelijksoortige inhoud die je regelmatig moet versturen. Als je mijn workshop ‘Verbeter je klik met Outlook’ hebt gevolgd weet je hoe je hiervoor heel handig een template kunt maken via Stappen. Er is echter nog een andere manier om tijd te besparen in het versturen of beantwoorden van veel voorkomende emails; ‘Snelonderdelen’! Hiermee kun je een stuk tekst opslaan om deze later toe te voegen in nieuwe berichten. Zo hoef je niet iedere keer dezelfde tekst te typen en ben je af van het zoeken, kopiëren en plakken.

  • Maak een nieuwe email en selecteer de tekst die je wilt opslaan.
  • Ga in het lint naar Invoegen en kies Snelonderdelen, Selectie opslaan in galerij Snelonderdelen.
  • Als je later een nieuw bericht maakt waarin je deze tekst wilt gebruiken dan ga je weer naar Invoegen, Snelonderdelen, en klik je op het gewenste item.

In één overzicht meerdere agenda’s over elkaar zien | Wil je in een agenda van een collega checken wanneer jullie samen een afspraak kunnen plannen of moet je in meerdere agenda’s een afspraak plannen? Gebruik dan de overlayweergave! Hiermee leg je door jou geselecteerde agenda’s over elkaar heen waardoor je meteen kunt zien waar in alle agenda’s nog ruimte is. Zonder dat je tussen de verschillende agenda’s heen en weer hoeft te klikken.

  • Ga naar Agenda en selecteer links welke agenda’s je wilt zien door deze agenda’s aan te vinken. Alle agenda’s komen nu los van elkaar op je scherm te staan.
  • Vanaf de tweede geopende agenda staat er naast de naam van de agenda linksboven een pijl. Klik op de pijl en alle agenda’s worden samengevoegd tot één agenda. Je kunt nu op dezelfde manier als altijd werken in de agenda’s.
  • Wil je de overlay weer uitschakelen, klik dan nogmaals op het pijltje naast de naam.

Supersnel naar een andere agendadatum | Een afspraak ergens voor volgend jaar inpannen? Dan hoef je niet eindeloos op de kalender in je agenda te klikken om op de gewenste datum uit te komen. Ga gewoon op een lege plek in je agenda staan, rechtermuisknop ‘Ga naar datum’ en type de datum in die je wilt en klik op Ok.

Toewijzen van taken aan anderen | De tool ‘Taken’ is superhandig om overzicht te houden op je eigen openstaande acties. Wist je echter ook dat je een takenlijst kunt delen? Bijvoorbeeld met collega’s die in dezelfde projectgroep zitten als jij of als je een duobaan hebt. Dat scheelt een hoop heen- en weer gemail en geeft makkelijk overzicht in de status van jullie acties. Ik schreef hier eerder al een artikel over, de link vind je hier.

Wil je weten of er nog meer handige tips zijn die je dagelijks kunt gebruiken in Outlook?