Als je aan het mailen bent gebruik je de opties ‘Aan’, ‘CC’, ‘BCC’ en ‘Onderwerpregel’ dagelijks vele malen, maar vaak zonder na te denken. Vandaar dat ik je aan het einde van 2015 toch nog even bewust wil maken van do’s en dont’s van deze vier Outlook opties.
Aan – Leeglaten indien je de BCC gebruikt
Als ik in uitzonderlijke gevallen email in BCC verstuur (hieronder lees je wanneer je zonder problemen gebruik kunt maken van de BCC optie), dan vulde ik bij de ‘aan’ altijd mijn eigen email adres in. Daarmee kreeg ik een email die ik meteen weer verwijderde. Totdat ik er achter kwam dat je de ‘aan’ optie leeg kunt laten als je mailadressen in de BCC plaatst! Scheelt je weer een onnodige email in je eigen postbus.
CC – Niet gebruiken
Eigenlijk zou je de CC optie niet moeten gebruiken. Want als de email niet voor een bepaalde persoon bedoeld is, waarom zou je dan ‘voor de zekerheid’ een CC-tje sturen! Het geeft de ander alleen maar meer email en de kans dat er wat met je berichtje gedaan wordt is nihil. Denk dus even na als je een naam bij de CC in wilt voeren of dit echt noodzakelijk is. Zo ja, zet die persoon dan in de ‘aan’, en vermeld wat je van de ander verwacht in de onderwerpregel, zo nee stuur die persoon de email dan gewoon niet.
BCC – Voorkom een reply to all
Stuur je wel eens email naar veel mensen? Het kan dan handig zijn om de emailadressen in de BCC te zetten. Hiermee voorkom je dat de ontvanger niet alleen naar jou een reactie maar ook naar alle andere geadresseerden verstuurt. Dit kan irritant zijn als het om irrelevante informatie gaat. Denk aan een reply to all met de tekst ‘dank je wel!!’. Kun je de BCC knop overigens niet vinden? Click dan op de ‘CC’ button en je vindt links onderin de ‘BCC’ button.
Onderwerpregel – Aanpassen bij een binnen gekomen bericht
Je kunt zelf de tekst in de onderwerpregel aanpassen van email die je ontvangen hebt! Handig, want zo kan je hier duidelijk aangeven waar de email over gaat en wat jouw actie is. Open daarvoor de email en ga met je cursor naar het veld achter ‘Onderwerp:’. Je kunt nu je eigen tekst plaatsen. Als je de email sluit krijg je de vraag of je de wijzigingen op wilt slaan. Klik dan op ‘ja’. In dit artikel lees je hoe je een goede onderwerpregel opstelt bij het versturen van een email.
En, weet jij al alles van ‘snelle stappen’, ‘regels en waarschuwingen’ en hoe je handig je digitale takenlijst kunt gebruiken? Deze en nog vele andere handige opties leg ik je uit in de workshop ‘Laat Outlook voor je werken, niet tegen je’. Meld je dus aan
