Close

1 oktober 2011

Zie jij email afhandelen als kerntaak?

Heb jij ooit in een vacaturetekst gelezen dat één van de uit te voeren taken het afhandelen van email is? Als je nooit hebt geleerd om je email te organiseren kun je al snel zo’n anderhalf uur per dag bezig zijn met het beheren ervan.

Ooit bedoeld als hulpmiddel om je werkzaamheden uit te voeren is het afhandelen en beheren van email in de loop van de tijd vaak een taak op zich geworden. En dat kan niet de bedoeling zijn! Maak(bedrijfs)afspraken en leer zelf je mailbox te managen.

Maak binnen je bedrijf, of om te beginnen binnen je eigen team, afspraken over de manier waarop email gebruikt wordt. Zijn die afspraken er nog niet, kaart het dan eens aan. Denk daarbij aan de volgende items:

  • Wanneer mag je een email sturen en wanneer niet.
  • Moet je iets met een ontvangen ‘CC’ of mag je het ongelezen verwijderen.
  • Hoe geef je in de onderwerpregel aan wat je van de ander verwacht (hiervoor zijn verschillende methoden).
  • Na hoeveel tijd moet je op een mail reageren, en binnen hoeveel tijd wordt een reactie van je verwacht.

Meerdere keren hetzelfde werk doen
Zelf kun je ook slimmer met je mailbox omgaan. Dit treffende citaat kwam ik tegen: ‘Mensen hebben het voornamelijk “zo druk” omdat hun mailbox vol zit met onverwerkte mailtjes. Maar als je het zo druk hebt, hoe durf je dan een mail tweemaal te openen, er tweemaal over na te denken, hem tweemaal te sluiten en hem in je inbox te laten staan, vaak als ongelezen, waarna je hem weer eens opent ”als je het wat minder druk hebt”. Niet zo vreemd dat je het dan druk hebt!’

Manage je eigen mailbox
Hoe je dan met je mailbox om kunt gaan? Heel simpel: lees alleen op vaste tijdstippen je email en lees de berichten maar één keer. Denk na en beslis meteen; moet ik hier iets mee, welke actie zit hier aan vast, moet ik het bewaren of kan ik het weggooien. Organiseer daarna je email door gebruik te maken van mappen, takenlijst of agenda zodat de mail meteen uit je inbox gehaald kan worden.

Maak er eens tijd voor…
Het is niet voor niets dat mijn workshop Email | Taken | Agenda de afgelopen jaren zo mateloos populair is geworden. In een paar uur zorg je er weer voor dat je volledig grip en overzicht op je uitpuilende inbox terug krijgt. Wat weerhoud je er dus nog van om jezelf en je collega’s aan te melden?