Focus op je belangrijkste taken, laat alle ‘accessoires’ lekker weg!
Werken wordt nog leuker als je je met de juiste taken bezig kunt houden. En toch loopt je dag soms ongemerkt vol met klussen waar je eigenlijk je aandacht niet aan zou moeten besteden. Omdat het werk niet bij jou hoort of omdat de klus nu echt geen prioriteit heeft. Het is alleen zonde om je tijd en energie aan de verkeerde dingen te besteden. Goed dus om je weer eens even te focussen op de basis van je werk zodat je de juiste prio’s kunt stellen; wat zijn mijn kerntaken en wat zijn de ‘accessoires’ die ik (beter) achterwege kan laten.
Om je basis werkzaamheden goed helder te krijgen kun je deze drie vragen stellen; 1) Hoort het bij mij?, 2) Moet het echt nu?, en 3) Moet er eigenlijk wel iets mee gedaan worden?
De vragen beantwoorden is duidelijkheid voor jezelf creëren!
Vraag 1: Hoort het bij mij? – Vraag je bij iedere vraag en taak die binnenkomt af of jij diegene bent die hiermee aan de slag moet; hoort dit echt bij mijn corebusiness? Zo ja, oppakken. Maar, wees kritisch.
Er zijn twee valkuilen; klussen die je uit gewoonte doet en werkzaamheden die in het verleden tot je takenpakket behoorden. Je bent geneigd beide taken automatisch als kerntaak te bestempelen. Vraag je echter ook bij deze klussen af; behoren ze (nu nog) tot mijn takenpakket? Zo niet, laat het dan los en leg het werk bij diegene neer waar het wel hoort. Zo kun jij je echt helemaal focussen op je eigen basistaken.
Vraag 2: Moet het echt nu?? – Train jezelf om onderscheid te leren maken tussen werkzaamheden die urgent zijn en meteen je aandacht vragen en werkzaamheden die je op een later moment kunt oppakken.
Vaak bestempel je zelf ten onrechte dat iets haast heeft en dat je meteen in actie moet komen. Dingen zijn vaak minder spoed dan je denkt. Veel klussen kun je dan ook prima op een ander moment oppakken. Hoezo die mail meteen beantwoorden? Dat kan echt later ook nog wel!
Laat je dus niet gek maken door de waan van de dag. Ga niet meteen aan de slag met nieuw binnengekomen klussen. Plan ze in op een moment dat het jou uitkomt. Maak eerst lekker af waar je op dat moment mee bezig bent.
Vraag 3: Moet er eigenlijk wel iets mee gedaan worden? – Niet aan alles wat aan je gevraagd wordt hoeft een actie te kleven. Krijg je een mail in CC, dan is er voor jou eigenlijk geen actie te nemen (anders had je de mail wel in de ‘Aan’ gehad). Een opmerking zoals ‘als je eens tijd hebt, zou je dan willen kijken naar…’ is ook niet echt iets waar je concreet iets mee moet. Daarnaast, veel problemen lossen zich vanzelf op zonder dat jij je ermee bemoeid. Kijk dus kritisch of iets jouw aandacht wel nodig heeft.
Trend – Stel voordat je aan een klus begint altijd drie vragen. Zo krijg je alle ruimte om je dagen te vullen met je corebusiness en niet met ‘overbodige accessoires’.
