Houd overzicht op je email en taken, gebruik de kleurrijke tool in Categorieën
Wil je overzicht in je takenlijst of mail? Dan raad ik je aan gebruik te maken van de tool kleurcategorieën. Hiermee herken en groepeer je berichten en taken over hetzelfde onderwerp of project in eenzelfde kleur. Hierdoor kan je gegevens die bij elkaar horen snel terug vinden. Dat bespaart je een hoop zoeken en geeft je veel overzicht!
De tool Categorieën bestaat al een aantal jaar in Outlook, maar wordt nog lang niet altijd gebruikt. Een mooi moment om deze vanaf nu wel te gaan gebruiken als extra hulpmiddel om overzicht in je werk te creëren.
Kleur aanpassen aan je eigen wensen – Outlook heeft een aantal standaardcategorieën maar je kunt ook heel gemakkelijk je eigen categorieën maken. Hiermee kun je zelf de kleur en de naam van de categorie bepalen.
Zo heb ik een categorie ‘Artikelen’ die ik een groene kleur heb gegeven. Krijg ik email binnen waarin inspiratie staat voor een artikel, dan geef ik die email een groene kleur. Heb ik een schrijf taak, dan krijgt die ook een groene kleur. Op het moment dat ik nu daadwerkelijk aan de slag ga met het schrijven van artikelen, kan ik zowel uit mijn email als uit mijn takenlijst heel handig alle inspiratiebronnen halen over dit onderwerp. Ik selecteer gewoon de categorie groen. Zo heb ik altijd in no-time alle gewenste informatie beschikbaar.
Ik heb ook categorieën voor ‘werkoverleg met B’, ‘Project B’ en ‘Facturen’. Heb ik dan een meeting met B, wil ik aan de slag met project B of is het de tijd van de maand om met de boekhouding aan de slag te gaan, dan pak ik de gewenste categorie erbij en kan ik zonder uren zoeken direct aan de slag met de eerder verzamelde informatie.
Zo maak je een nieuwe categorie – Ga naar mail of taken en ga naar het lint ‘Start’, ‘Categorieën’. Klik op het pijltje naar beneden rechts van Categorieën en ga naar ‘Alle categorieën’. Je kunt nu namen en kleuren wijzigen (‘Naam wijzigen’), nieuwe categorieën toevoegen (‘Nieuw’) of ongewenste categorieën verwijderen (‘Verwijderen’).
Zo markeer je onderdelen met een categorie – Ga naar de mail of taak die je een categorie wilt geven. Klik op het bewuste item. Klik in het lint onder ‘Categorieën’ en klik op de naam/kleur van de categorie die je wilt. Je kunt overigens aan ieder item meerdere kleur categorieën toevoegen. Dus als iets valt onder ‘werkoverleg met B’ en onder ‘Project B’, dan geef ik dat item twee categorieën.
Zo selecteer je op categorieën – Wil je alle dezelfde categorieën handig onder elkaar in beeld? Klik dan in je email of taakvenster op ‘Categorieën’ (standaard staat je email gerangschikt op ontvangstdatum en je takenlijst op vervaldatum).
Trend: Gebruik kleurcategorieën om je Outlook overzichtelijk te organiseren en items snel terug te kunnen vinden op het moment dat je ze nodig hebt.
