Close

21 november 2012

Tips om minder email in je inbox te krijgen

Je kunt er zelf wat aan doen om het aantal email berichten die je krijgt te verminderen. Daarom vijf handige tips die je meteen (in Outlook 2010) kunt gebruiken!

Stuur zelf minder email
Er is eens onderzocht dat je vier reacties kunt verwachten op iedere afzonderlijke email die je verstuurd. Vraag je dus af of het echt noodzakelijk is dat je over dat onderwerp een email stuurt. Of  is bellen ook een optie? Bellen is vaak namelijk sneller (en duidelijker)!

Vertel in de onderwerpregel wat je van de ander verwacht
Het eerste wat mensen lezen als er een nieuwe email binnenkomt is de onderwerpregel. Hoe handig is het als je er dan ook voor zorgt dat alle relevante informatie hierin te lezen valt?

Geef in je onderwerpregel gespecificeerd aan waarover de email gaat (dus geen ‘verzoekje’ maar liever ‘Gezocht: naam van ons contactpersoon bij bedrijf Z’) en wat je van de ander verwacht (bijvoorbeeld; ‘graag reactie voor morgen 14.00 uur’). Verwacht je geen reactie van de ander, zet dat er dan ook duidelijk bij (‘geen reactie gewenst’); scheelt weer een nieuwe email in je inbox!

Stuur zelf een duidelijke email
Hoe duidelijker jij je (korte)email opstelt, hoe minder vragen je hierover van de ander kan verwachten. Geef dus goed in je email aan waar het over gaat wat je van de ander verwacht. Heb je een lang verhaal? Misschien handig om eerst mondeling toe te lichten en daarna kort per email te bevestigen.

Negeren van discussies
Je ontvangt email over een discussie die je eigenlijk niets aangaat.  Je kunt natuurlijk alle losse berichten die over dit onderwerp gaan binnenkomen handmatig verwijderen. Handiger is om de Outlook tool ‘negeren’ te gebruiken.

  • Ga op de email staan over de discussie die je niet meer wilt volgen.
  • Bovenaan vind je het tabblad Start. Bij het item Verwijderen vind je de optie ‘Negeren’.
  • Als je deze aanklikt kun je de geselecteerde discussie en alle toekomstige berichten over dit onderwerp naar de map Verwijderde Items verplaatsen.

Voorkom ongewenste email
Krijg je van een bepaalde persoon email  maar dat wil je helemaal niet. Ga dan op de email van de betreffende persoon staan, ga naar het tabblad ‘Start’ en klik op ‘Ongewenste email’ bij het item Verwijderen. Een aantal opties verschijnen dan in beeld. Als je kiest voor ‘Afzender blokkeren’ dan blokkeert Outlook direct de email van deze persoon en alle email die hierna van deze persoon binnenkomt. Je kunt deze berichten terugvinden in de map ‘Ongewenste email’.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *