Close

14 februari 2014

Tips om met minder papier te werken

Minder papier gebruiken heeft een aantal voordelen. Je hebt minder ruimte nodig, je kunt een hoop kosten besparen en natuurlijk is het ook beter voor het behoud van onze bossen. Maar ook; werken met minder papier is het besparen van meer tijd! Een aantal tips om dat te realiseren.

Maximaal 1 A4
Spreek af dat notities en memo’s op 1 A4 moeten passen. Je dwingt jezelf daarmee meteen om kort en bondig je punt te maken.

Print het niet
Ik merk dat mensen soms stukken printen zodat ze niet vergeten om hier op een later tijdstip nog wat mee te doen. Er is een veel handigere manier om overzicht te houden op je openstaande werkzaamheden; gebruik je digitale takenlijst in Outlook! Je digitale takenlijst kan jou automatisch een herinnering geven wanneer je met welke taak aan de slag moet. In dit artikel lees je precies hoe je dat kunt doen (email slepen naar je takenlijst): https://www.zoontraining.nl/sleep-je-werk-er-doorheen-hoe-je-handig-en-slim-grip-krijgt-op-je-inbox/

Print het maar één keer
Wordt er van het hele team gevraagd om een reactie op een stuk te geven? Laat het document maar één keer uit de printer komen. Iedereen kan vervolgens zijn opmerkingen op hetzelfde stuk schrijven. Nog handiger; vertel op welke gezamenlijke schijf het stuk staat en laat iedereen zijn of haar reactie geven op het stuk door gebruik te maken van het tabblad ‘controleren’ en de optie ‘opmerkingen’. Zo kan iedereen op een digitaal geeltje zijn aantekeningen kwijt.

Gebruik het zelfde papier
Krijg je een memo op papier binnen? Zet je antwoord dan direct op deze memo en stuur hem terug. Of scan de memo in en geef via de email een reactie.

Gebruik het internet
Overzichten van opleidingen, bedrijfsinformatie, prijslijsten… Voordat je ze geprint hebt bevatten ze soms al oude informatie. Maak liever een Word-bestand aan waarin je allemaal handige linken naar websites zet. Zoek je ergens de laatste informatie van, dan is een druk op de knop naar internet een snelle manier om te vinden wat je zoekt.

Geen visitekaartjes
Zeker als je een smartphone hebt is het heel makkelijk om je nieuwe klant via LinkedIn aan je te binden. Mocht deze persoon later ergens anders gaan werken, dan ben je het contact ook niet meteen kwijt.

Onnodig papier opzeggen
Zeg papieren abonnementen af of neem een digitaal abonnement. Kijk ook eens naar alle magazines die je gratis toegestuurd krijgt (verzekeraar, pensioen). Laat je van de verzendlijst halen!

Trek de stekker uit de fax
Hoezo faxen? Communiceren via de email is sneller en makkelijker!

En voor het papier dat over blijft…
Helemaal papierloos werken zal niet lukken. Dus is het handig als je voor jezelf een slim systeem hebt om je stukken op te bergen. En wel zo dat je met een blik kunt zien welke stukken je nog af moet handelen. In dit artikel vertel ik je hoe je heel slim je papierstroom kunt organiseren: https://www.zoontraining.nl/ruim-je-papier-slim-op/