Close

1 mei 2013

Stuur een email meer, dan krijg je er uiteindelijk minder

Als iemand je via de email een vraag stelt hoef je echt niet direct een inhoudelijk antwoord te geven. Zeker niet als het beantwoorden van de vraag meer tijd in beslag neemt. Het is dan echter wel slim om aan de ander direct te laten weten wanneer je wel antwoordt. Dat scheelt jou namelijk een hoop tijd en het voorkomt irritatie bij de ander.

Ik stuur regelmatig een email bericht waarin ik een vraag stel. Ik verwacht niet dat ik direct een reactie terug krijg. Als ik echter na twee weken nog niets gehoord heb stuur ik toch altijd even een herinnering. Is mijn vraag goed begrepen en wanneer zou ik een reactie kunnen verwachten? Het versturen van zo’n extra berichtje kost niet alleen voor mij extra tijd, maar ook voor de ontvanger. Nog buiten de mogelijke irritatie die meerdere emails over hetzelfde bericht kunnen opleveren. Hoe kun je dit nou voorkomen?

Neem gelijk een besluit
Op het moment dat je (op een paar tijdstippen op de dag) je email leest, probeer dan ook direct een besluit over die email te nemen. Korte vragen kun je uiteraard het beste direct afhandelen. Krijg je echter een email waarbij je meer tijd nodig hebt om deze te beantwoorden, weersta dan de verleiding om direct antwoord te geven op de vraag. Zoals je in de vorige inspiratiebrief ook kon lezen; het ‘even’ afhandelen van een ongeplande email vraag kan zo een half uurtje in beslag nemen waardoor je minder tijd over hebt voor de dingen die je van plan was om die dag te doen.

Belangrijkste actie!
Afhandelen van emails die meer tijd in beslag nemen kun je dus beter in je agenda inplannen om er zo op een later moment mee aan de slag te gaan. Vergeet alleen niet om nog een andere belangrijke actie te doen. Stuur diegene die je de vraag heeft gestuurd wel direct een reactie terug! In dit berichtje kun je aangeven wanneer je de vraag denkt te beantwoorden zonder dat je inhoudelijk ingaat op de vraag. Hiermee weet de ander dat je het bericht in goede orde hebt ontvangen en weet de ontvanger wanneer er een reactie van jouw kant komt. De tekst hoeft niet lang te zijn. Een ‘ik heb je mail ontvangen en ik geef je dan en dan een reactie’ is vaak al voldoende.

Voorkom onnodige verstoringen
Het sturen van zo’n ‘tussenbericht’ lijkt misschien extra werk, maar dat is het juist niet! Je voorkomt en namelijk mee dat mensen je blijven emailen met vragen of je het bericht wel ontvangen hebt of wat je reactie is. Door het versturen van deze extra informatie kun je er dus zelf voor zorgen dat je minder verstoringen krijgt!

Meer tips om slimmer met Outlook om te gaan? Je krijgt ze volop in onze workshops en individuele coaching!