Close

21 maart 2016

Snoep niet teveel van je eigen tijd af, plan je dagen slimmer in!

Herken je jezelf in de volgende situatie? Je slaat je agenda open en je ziet dat je die dag drie afspraken hebt staan. Het gevoel bekruipt je dat je die dag ‘helemaal vol zit’ en ‘nergens anders meer aan toe komt’. Herkenbaar? De vraag is; hoe ‘vol’ zit je werkelijk en wat kun je doen om ook op zulke dagen de tijd tussen je afspraken effectief in te vullen? Simpel; plan iedere dag ruimte in voor het afronden van dagelijkse werkzaamheden en plan je kerntaken in je agenda in. Zo kun je een hoop doen op een ‘drukke dag’!

“Pff, vandaag gaat een drukke dag worden. Om tien uur heb ik een vergadering van een uur, om twee uur een sollicitatiegesprek van drie kwartier en om half vier een bespreking van ongeveer anderhalf uur.” Als je dit zo achter elkaar leest lijkt het misschien een volle dag van deze persoon. Maar eigenlijk duren deze afspraken in totaal maar drie uur en een kwartier. Van de acht uur die je op een dag hebt.

Tijdverslinders
Als je geen concrete activiteiten inplant voor de overige vijf uur, dan is de kans groot dat deze uren al snel verloren gaan aan tijdverslinders; beetje mailen, wat koffie drinken en misschien doe je wat kleine klusjes. Zonde.

Concreet inplannen ‘gewone’ werkzaamheden
Je kunt dit voorkomen door zoveel mogelijk werkzaamheden concreet in te plannen in je agenda. Want als er naast de boven genoemde drie afspraken staat ‘van 11.15 tot 12.00 uur verslag x uitwerken’, dan is de kans ook groot dat je daadwerkelijk aan de slag gaat met deze klus.

Ik zie heel vaak dat mensen wel vergaderingen en incidentele zaken inplannen in hun agenda, maar dat de werkzaamheden die ze dagelijks of wekelijks moeten doen niet in de agenda terug te vinden zijn. En dat is eigenlijk helemaal niet handig. Deze ‘gewone’ werkzaamheden blijven in je hoofd zitten omdat je weet dat je ze moet doen. Maak er een gewoonte van om hier dan ook tijd voor te reserveren. Daarmee krijg je meteen een beter inzicht in het totaal aan werkzaamheden die je die week wilt doen. Komt er dan een vraag voor een overleg binnen, dan kun je ook makkelijker zien of je wel of geen tijd vrij hebt voor dat overleg. Dit maakt het makkelijker om je grenzen aan te geven. Plan dus ook altijd je dagelijkse werkzaamheden in je agenda in en ga ze doen!

Extra tijd inplannen rondom overleggen
Vergeet overigens ook niet om rondom overleggen extra tijd in te plannen. Een kwartiertje vooraf om bijvoorbeeld het gesprek voor te bereiden en een half uur daarna om de eerste acties alvast uit te zetten. En vergeet je reistijd niet!

(S)taken
Wil je juist eens bijhouden wat je niet (meer) wilt doen? Download dan deze ludieke ‘staken’lijst!