Close

5 oktober 2015

‘Snel snel’ is helemaal niet snel

“Waarom heb je wel de tijd om iets een paar keer half te doen, maar neem je niet de rust om het in één keer gelijk goed af te handelen?”. Iemand stelde mij deze vraag jaren geleden eens. Een vraag die mij aan het denken heeft gezet en die ervoor gezorgd heeft dat ik nu met meer rust dingen op pak. Scheelt een hoop fouten en een tijd dat het me oplevert!

Ik had nog wel eens de neiging om ‘snel snel’ dingen af te handelen. Wellicht herken je jezelf er ook in. Even snel wat email lezen en beantwoorden. Maar, ik vergat dan wel eens om alle vragen in een berichtje te beantwoorden. Of om vanuit servicegerichtheid snel een vraag van een klant beantwoorden. Om er de andere dag achter te komen dat ik met wat meer rust in mijn hoofd en na er even over nagedacht te hebben nog betere ideeën heb. Ik doe het dus niet meer; snel, maar half werk leveren. Hoe ik alles gelijk goed doe?

Doe het met aandacht in 1x goed
Toverwoord is ‘met aandacht’. Als ik besluit om mij email te lezen, dan is het altijd op een moment dat ik ook echt tijd heb om zonder afleidingen mijn berichten op mijn gemak te kunnen lezen. Dit heeft twee voordelen; ik gun mezelf te tijd om even goed na te denken over mijn (re)actie en ik voorkom dat ik een aantal keer hetzelfde berichtje open (en weer sluit, en weer open, en weer…).

Doe je het snel, dan kost het je 10x zoveel tijd
Er is wel eens onderzocht hoe vaak we iets onder ogen krijgen voordat we het daadwerkelijk afhandelen. Schrik niet; gemiddeld hebben we tien keer iets in onze handen, of hebben we tien keer een email gelezen, voordat we er ook daadwerkelijk mee aan de slag gaan. Stel dat je iedere keer 10 seconden bezig bent met het snel screenen van email, en dat tien keer voor een zelfde berichtje. Er gaat dan ongemerkt veel tijd verloren met eigenlijk niets doen.

Laat het niet los voordat je er een besluit over hebt genomen
De oplossing? Doe alsof je ‘lijm’ aan je vingers hebt op het moment dat je met aandacht iets aan het doen bent. Maakt niet uit of het gaat om email lezen, huis opruimen of actiepunten afhandelen. Laat iets niet los voordat je er een besluit over hebt genomen;

  • Duurt het afhandelen slechts een paar minuten; handel het meteen af.
  • Heb je meer tijd nodig hebt om het te verwerken; inplannen in je agenda of takenlijst.
  • Is het niet voor jou bestemd; doorsturen naar de juiste persoon.
  • Is het ‘rommel’; gooi het meteen weg.

Wat ga jij doen met de tijd die je nu zeker gaat overhouden?!

‘Lijm aan je vingers’ is één van de vier principes met als doel om je werk te verminderen. Benieuwd naar de andere drie principes om slimmer te werken?