Hoe gestructureerd je ook bent, het kan altijd voorkomen dat je een document in Outlook echt nergens meer terug kunt vinden. Geen paniek, maak op de juiste manier gebruik van de zoekfunctie en ook jouw gezochte item komt weer boven tafel!
Hieronder licht ik verschillende opties toe hoe je kunt zoeken in Outlook.
1. Zoeken via de zoekbalk
Als je snel iets wilt opzoeken kun je dat via de zoekbalk doen;
- Klik bovenaan in de zoekbalk en typ je zoektekst in.
- Standaard wordt er nu in de huidige map gezocht.
- Wil je in andere mappen zoeken, klik dan op het pijltje naar beneden naast 'Huidige postvak' of op het pijltje naar beneden die naast je zoekwoord verschijnt, en geef aan waar je wilt zoeken; in alle submappen, alle Outlook-items of alle email items.
De zoekbalk heeft wel een nadeel. Outlook zoekt allen in de onderwerpregel, de inhoud van de email en in bestandsnamen, maar Outlook zoekt nu niet in bijlage naar zoekcriteria. Dat kan echter wel, kijk hiervoor hieronder bij 2.
2. Specifieker zoeken, ook in bijlagen
Je kunt gerichter zoeken op bijvoorbeeld Aan, Hoofdtekst, en begin- en einddatum of hier een combinatie van maken. Je kunt ook zoeken in bijlagen. Tik voor specifieker zoeken je zoekwoord in de zoekbalk bovenin beeld, klik rechts op het pijltje naar beneden en selecteer je aanvullende opties.
3. Zoeken via trefwoorden
Je kunt ook trefwoorden gebruiken om specifieker te zoeken;
- EN of + (zonder spatie na +). Je zoekt beide (losse) woorden
- NIET of - (zonder spatie na -). Je sluit een woord uit
- OF geeft je verschillende zoekmogelijkheden
4. Standaard in alle mappen zoeken
Outlook staat zo ingesteld dat het standaard zoekt in de map waarin je werkt. Je kunt dit aanpassen zodat Outlook direct in alle mappen zoekt, wat het zoeken vaak verbetert. Ga hiervoor eenmalig naar Bestand, Opties, Zoeken en klik onder Resultaten het vinkje aan voor Alle mappen.
Snel je mailbox schonen?
Weet je overigens dat we slechts 5% van de mails die we bewaren later nog inkijken? Zo schoon jij in 15 seconden je inbox.
