Close

26 januari 2018

Slimmer zoeken in Outlook

Hoe gestructureerd je ook bent, het kan altijd voorkomen dat je een document in Outlook echt nergens meer terug kunt vinden. Geen paniek, maak op de juiste manier gebruik van de zoekfunctie en ook jouw gezochte item komt weer boven tafel!

Hieronder licht ik verschillende opties toe hoe je kunt zoeken in Outlook.

1. Via de zoekbalk
Als je snel iets wilt opzoeken kun je dat via de zoekbalk doen;

  • Klik rechts bovenaan in de zoekbalk. Het tabblad ‘zoeken’ opent automatisch.
  • Typ je zoektekst in.
  • Standaard wordt er nu in de huidige map gezocht.
  • Wil je in andere mappen zoeken, ga dan in het lint naar ‘Bereik’ en geef aan waar je wilt zoeken; in alle submappen, alle Outlook-items of alle email items.

De zoekbalk heeft wel een nadeel. Outlook zoekt allen in de onderwerpregel, de inhoud van de email en in bestandsnamen, maar Outlook zoekt nu niet in bijlage naar zoekcriteria.

2. Via Hulpmiddelen voor zoeken / verfijnen
Je kunt gerichter zoeken met de optie Verfijnen onder Hulpmiddelen voor zoeken. Je kunt kiezen uit de volgende mogelijkheden; Van, Onderwerp, Met bijlagen, Gecategoriseerd, Deze week (of een andere periode), Verzonden naar, Ongelezen, Gemarkeerd, Belangrijk en Meer (hier kun je nog meer zoekcriteria terug vinden). Je kunt ook een combinatie maken van de verschillende hulpmiddelen.

3. Via trefwoorden
Je kunt ook trefwoorden gebruiken om specifieker te zoeken;

  • EN of + (zonder spatie na +). Je zoekt beide (losse) woorden
  • NIET of – (zonder spatie na -). Je sluit een woord uit
  • OF. Je geeft verschillende zoekmogelijkheden

4. Echt alle zoekresultaten weergeven
Outlook kiest standaard voor snelheid boven alle zoekresultaten weergeven. Vind je het wachten niet erg en wil je juist wel dat alle zoekresultaten naar voren komen, ga dan naar Bestand, Opties, Zoeken en klik het vinkje uit voor Zoeksnelheid verbeteren door het aantal weer te geven resultaten te beperken.

5. Standaard in alle mappen zoeken
Outlook staat zo ingesteld dat het standaard zoekt in de map waarin je werkt. Je kunt dit aanpassen zodat Outlook direct in alle mappen zoekt, wat het zoeken vaak verbetert. Ga hiervoor eenmalig naar Bestand, Opties, Zoeken en klik onder Resultaten het vinkje aan voor Alle mappen.

Om over na te denken…
Weet je overigens dat we slechts 5% van de mails die we bewaren later nog inkijken? Zo schoon jij in 15 seconden je inbox.