Close

17 april 2018

Checklist voor een slimme voorjaarsschoonmaak!

Gooi al die oude meuk toch eens weg! Je kijkt vaak toch niet meer naar al die honderden emails, bergen (digitale) documenten en spullen die je in je lades en achter in kastjes verstopt. Al die dingen staan dus eigenlijk in de weg. Niet alleen fysiek. Ook je hersenen registeren telkens weer (onbewust) alle rommel. Hoogste tijd dus voor een voorjaarsschoonmaak!

Even voor de beeldvorming; ongeveer 95% van alles wat we bewaren zouden we nooit meer nodig hebben. Oeps… Maar ja, hoe bepaal je nou wat je wel en wat je niet moet bewaren? Een checklist:

Jij bent verantwoordelijk voor het stuk
Het moet bewaard blijven en alleen jij bent diegene die daarvoor verantwoordelijk is. Berg de stukken dan logisch op en zorg dat je ze terug kunt vinden door de documenten van een jaartal en goede omschrijving te voorzien. Hou de (wettelijke) bewaartermijnen in de gaten. Je hoeft niet alles eindeloos te bewaren

Het moet bewaard worden, maar jij bent daar niet verantwoordelijk voor
Zorg ervoor dat de verantwoordelijke persoon de stukken krijgt en bewaar zelf geen kopie. Wil je een het document later nog eens inzien, dan kun je die altijd bij de verantwoordelijke opvragen. Handig, zo heb je meteen altijd de meest actuele versie van het document!

Je kunt de info ergens anders terug vinden
Als je info, zoals brochures en folders, ergens anders terug kunt vinden bewaar ze dan niet zelf. Als je even naar de betreffende website gaat heb je immers altijd de meest recente info. Het kan wel handig zijn om een bestand aan te maken met daarin een overzicht van voor jou interessante websites.

Je hebt het niet meer nodig maar wegdoen is lastig
Tja, dan hebben we nog spullen die ruimte innemen, die je niet meer gebruikt maar waar je nog wel een emotionele band mee hebt. Tip: maak er een foto van zodat het toch tastbaar blijft en maak er vervolgens iemand anders gelukkig mee…

Vind je het fijn om je (digitale) werkplek eens lekker op te ruimen maar kun je daar wel wat hulp bij gebruiken? Ik stroop graag samen met jou de mouwen op en binnen een paar uurtjes zit jij er weer fruitig en fris bij!