Heb je gewoon altijd een uitpuilende mailbox en weet je niet zo goed hoe je hier overzicht en structuur in kunt krijgen? Of kom je net terug van vakantie en wachten teveel mails op je? In beide gevallen kan het je stress opleveren. Want; hoe zorg je ervoor dat je alles leest, op tijd op mails reageert, overzicht houdt op je openstaande acties en vooral hoe je PostvakIn leeg komt? Met deze handvaten organiseer je makkelijk je inbox en creëer je een werksysteem dat je iedere dag overzicht en structuur geeft en, niet onbelangrijk!, die je veel tijd gaat besparen.
1. Om te starten – Selecteer je mail op Onderwerp
Begin je met organiseren van je PostvakIn door je mails op Onderwerp te selecteren, hiervoor klik je op deze omschrijving in de menubalk.
Je krijgt nu alle mails met eenzelfde onderwerp bij elkaar met de nieuwste mail bovenaan. Die eerste mail kun je lezen, de rest kun je vaak ongezien weggooien omdat alle info toch in de laatst verzonden mail staat. Zo kun je ook makkelijk alle verouderde meldingen over bijv. systeem-updates in een klik verwijderen.
2. Om direct te doen - Lees je mail maar een keer
Wist je dat we een e-mail gemiddeld tien keer voorbij zien komen voordat ze volledig is afgehandeld? Ja echt, 10x! Het tellen begint bij een pop-up die aangeeft dat je nieuwe mail hebt (een pop-up die je overigens uit kunt zetten, doen voor meer rust!),
Leer jezelf aan om email slechts een keer te lezen door direct te besluiten wat er met de mail moet gebeuren:
- Geen actie gewenst -> weggooien of archiveren als het echt belangrijk is.
- Kort antwoord mogelijk -> gelijk antwoorden. Daarna de mail weggooien.
- Antwoord vraagt meer tijd -> actie inplannen in je digitale takenlijst of agenda op een moment dat je er tijd voor hebt waardoor het je planning voor vandaag niet overhoop gooit.
Door meteen te bepalen wat je met de mail gaat doen hoef je hem maar 1x te lezen!
3. Om georganiseerd te blijven – zet een handig archief op
Ik werk graag met jaarmappen. Alle mails van een zelfde jaar plaats ik in een map. Voor grote projecten maak ik een aantal submappen, maar ik probeer mijn archiefstructuur zo compact mogelijk te houden. Namelijk, hoe meer submappen ik heb, hoe meer ik moet zoeken waar ik wat moet archiveren omdat er dan al gauw verschillende mogelijkheden ontstaan!
Zoek je een specifieke mail, maak dan gebruik van de uitgebreide zoekfunctie van Outlook. Ontdek wat allemaal mogelijk is.
4. Om overzicht te houden – Bewaar al je acties in je takenlijst
Om te voorkomen dat ik een deadline vergeet maak ik van die mail heel makkelijk een taak (waarmee ik de mail meteen uit mijn inbox haal), bijvoorbeeld als ik vrijdag mijn gereden kilometers door moet geven. Door aan deze taak een einddatum aan te hangen geeft het systeem mij automatisch een seintje als er iets moet gebeuren. Zo heb ik mijn gratis digitale secretaresse en kan ik vrijdag netjes en op tijd mijn kilometeroverzicht mailen.
Ga je op bovenstaande manier aan het werk, dan heb je alleen nog maar ongelezen email in je PostvakIn. Hoe lekker is deze frisse start?!
Slimmer mailen en hier minder tijd aan kwijt zijn? Maak dan gewoon eens een afspraak om de workshop ‘Prettiger werken met Outlook’ te volgen. Daar ga je iedere werkdag heel veel plezier van hebben!
