Close

1 november 2010

Sleep je werk er doorheen: hoe je handig en snel grip krijgt op je inbox

‘Er doorheen slepen’ betekent letterlijk zorgen dat je ‘uit de problemen raakt’. En laat ‘slepen’ nu een hele mooie actie zijn om je onoverzichtelijke en uitpuilende inbox te lijf te gaan! Want die honderden mailtjes in je inbox leveren je toch eigenlijk alleen maar problemen op, zoals stress, te laat reageren en niet meer weten wat je allemaal nog moet doen? Hoe je door het (makkelijk) organiseren van je mailbox weer overzicht krijgt op je openstaande acties en lopende werkzaamheden. En dat zorgt niet alleen voor een rustig hoofd!

Weet jij wat je nog moet doen met mail 38 in je inbox zonder deze te openen? Ik durf te zeggen ‘natuurlijk niet’. Op z’n minst zul je even snel de betreffende mail door moeten lezen om weer te weten wat de status ervan is. Gemiddeld openen we acht keer een e-mail bericht voordat we hem uiteindelijk afhandelen. Acht keer… Dat kan natuurlijk anders want volgens mij heb je meer te doen dan hele dagen door je inbox te struinen.

Alleen ongelezen e-mail in je inbox
Je inbox is geen ‘vuilnisbak’, toch? Maar… zo gebruik je hem wellicht wel! Er staan nog berichten tussen die je moet beantwoorden, een aantal berichten kan weggegooid worden en bij andere mails wacht je nog op een antwoord. Al met al; in je mailbox zit meer dan alleen ongelezen e-mail terwijl dat eigenlijk het enige zou moeten zijn wat je er kunt vinden!

Aanbrengen van structuur
Vraag is dan; hoe zorg je ervoor dat er alleen ongelezen e-mail in je mailbox staat? Het antwoord is door structuur aan te brengen in het organiseren van je e-mail;

  • Archiveren – aanmaken van mappen voor het bewaren van email.
  • Plannen werkzaamheden – in je agenda of takenlijst.
  • Openstaande acties / wachten op antwoord – digitale takenlijst.
  • Verwijderen – gebruik je prullenbak, en dat is vaker dan je denkt!

Door e-mail te slepen naar je mappen, agenda, takenlijst of prullenbak kun je ze allemaal direct na het lezen of afhandelen ergens anders kwijt dan in je inbox, die op deze manier leeg wordt… Voelt dat lekker?!

E-mail slepen naar je takenlijst
Met name de takenlijst is erg handig om te gebruiken als je pro-actiever wilt werken of als je meer grip op je werkzaamheden wilt. Stel, je stuurt een mail naar iemand en je wilt uiterlijk volgende week vrijdag een reactie. Hoe voorkom je dat je deze actie vergeet? Door deze mail in zijn geheel naar je takenlijst te slepen en er een taak van te maken. Geef je herinneringsdatum aan dan geeft het systeem jou een melding op de datum die je zelf gekozen hebt. In dit geval zou je op woensdag een herinnering kunnen zetten. Heb je woensdag nog geen reactie gehad dan kan je de ander helpen herinneren aan de openstaande actie. Hiermee voorkom je dat je er een paar dagen later achter komt dat je helemaal bent vergeten dat je nog een reactie zou krijgen en nu in de problemen komt met je deadline…