Close

23 oktober 2019

Size does matter! De ideale email lengte

Zijn je e-mail berichten te lang of te kort, dan roepen ze alleen maar vragen op of worden ze niet gelezen. Zorg dus voor de juiste email lengte die uitnodigt om te lezen en te beantwoorden!

Als je onduidelijke berichten verstuurd, door teveel of te weinig uitleg, krijg je of geen reactie of extra werk omdat mensen je om opheldering gaan vragen. Denk dus even goed na over de inhoud van je bericht; is het duidelijk wat je wilt vertellen, geef je duidelijk antwoord op de vraag en is duidelijk wat je van de ander verwacht?

Te kort

‘Morgen vergadering’ is een typisch voorbeeld van een te kort email bericht die meer vragen dan antwoorden oproept. Want, waarover gaat die vergadering, hoe laat begint het, moet ik aansluiten of niet? Verwerk dus alle relevante informatie in je mail.

Oh, en stuur ook geen berichtje als ‘Gelezen’ terug als je toch even iets van je wilt laten horen. Dat zegt de ontvanger niets. Schrijf dan liever ‘Ik heb je bericht gelezen en afgehandeld’. Beter, toch?

Te lang

Hoe langer je email, hoe groter de kans dat hij niet gelezen wordt! We houden namelijk niet van scrollen en veel woorden. Wel van een compacte tekst waar we makkelijk uit kunnen halen waar het over gaat en wat er van ons verwacht wordt. Speel hier dan ook op in. Geef in de eerste zin van je email al meteen aan wat je van de ander verwacht, dat kan immers maar helder zijn. Licht daarna kort toe en sluit af door duidelijk aan te geven wanneer je wat van de ander wilt. Wil je meer info kwijt? Voeg dan een bijlage toe. En klaar.

Check voordat je je email verstuurd dus altijd drie dingen:

  • Komt duidelijk naar voren wat ik wil vertellen?
  • Heb ik helder antwoord gegeven op de vraag?
  • Is het voor de ander duidelijk wat ik van haar verwacht?

Vond je dit een handige tip? Ik heb er nog veel meer voor je die ervoor zorgen dat je dagelijks lekker snel je email af kunt handelen!