Close

20 februari 2013

Ruim je papier eens slim op!

Als jij je werkdagen doorbrengt aan een bureau waarop verschillende stapeltjes werk liggen (zodat je ze niet vergeet), als je postbakken lijken op een omgekiepte papierpak doordat niets is gelabeld of als je werkplek een zonnige kleur heeft vanwege alle geeltjes, dan zou het zomaar kunnen dat je je gevangen voelt tussen, letterlijk, stapels werk. Tijd dus voor een opruim sessie!

Kijk voor je dit artikel verder leest eens rond op de plek waar je nu zit… Nee, kijk niet even vluchtig rond maar kijk eens ècht naar wat je ziet. Wat zie je op je bureau, wat ligt er onder je toetsenbord en wat staat er bijvoorbeeld achter je PC. Ziet je bureau er zo uit dat je er graag werkzaam bent?

Gevangen tussen het werk

We denken dat we geen last hebben van al die ‘troep’ om ons heen, maar helaas, onze hersenen registreren iedere keer onbewust ieder item die het ziet. En dat zorgt voor onrust. Het is dan ook niet voor niets dat we tijdens de individuele coaching op de eigen werkplek vaak te horen krijgen “Ik dacht dat ik geen last had van de rommel, maar nu ik opgeruimd en gestructureerd heb merk ik pas hoeveel het me oplucht om die ballast kwijt te zijn en weer overzicht te hebben”.

Oplossing; opruimen!

Er is slechts één remedie om vrijheid te krijgen; ga opruimen en neem je bureau onder handen. Plan hiervoor dus je eerste moment in. Stap niet in de valkuil om in een middag je hele bureaublad op te willen ruimen, de kans dat je na een paar uurtjes geen zin mee hebt is groot en wat dan achter blijft is wellicht een nog grotere chaos. Als je een paar keer een stapeltje papier of een aantal spullen oppakt kom je uiteindelijk ook tot een opgeruimde werkomgeving.

Structuren
Met opruimen alleen kom je er natuurlijk niet. Dan is de kans groot dat je over een aantal maanden weer een uitpuilende werkplek hebt. Dit kan je voorkomen door het aanbrengen van structuur in je papieren. Hiermee creëer je een vaste plek voor je spullen. Ik ga je zo uitleggen hoe je het organiseren aan kunt pakken. Maar eerste een belangrijke ‘spelregel‘ afspreken…

Spelregel
Graag wil ik het ‘plak aan je vingers’ principe uitleggen en je vragen om dit principe toe te passen als je aan de slag gaat. Dit principe houdt in dat je je papier maar één keer in je handen hebt en het pas weglegt als je er een besluit over genomen hebt. Je kunt kiezen uit de onderstaande besluiten:

  • Je weet zeker dat het bewaard moet worden en je bent er zelf verantwoordelijk voor om het te bewaren; opruimen. Tip; heb je het stuk digitaal, bewaar het dan niet ook nog eens op papier!
  • Het stuk hoort niet bij jou maar moet wel bewaard blijven; zorg ervoor dat de verantwoordelijke persoon de papieren krijgt.
  • Je hebt het niet meer nodig; weggooien.

Goed om je te realiseren dat uit onderzoek is gebleken dat we 80% van de dingen die we bewaren nooit meer inkijken. Je mag dus best kritisch zijn in je besluiten om iets wel of niet te bewaren!

Archief
We gaan nu twee soorten archief maken; een werkarchief en een naslagarchief. In het werkarchief komen alle stukken waar nog een actie aan vast hangt. In het naslagarchief mag je alle spullen opruimen waar je niets meer mee moet maar die je, zoals de naam zegt, als naslag wilt gebruiken. Het naslag archief kan best wat verder van je bureau staan, bijvoorbeeld in een kast. Omdat je dagelijks werkt met je werkarchief adviseer ik je om die op je bureau of in je laden een plek te geven.

Werkarchief
Je kunt natuurlijk één bak maken en daarin al je lopende werkzaamheden bewaren. Veel mensen doen dit zo. Het nadeel hiervan is alleen dat er verschillende soorten werk door elkaar liggen wat nog steeds niet voor heel veel structuur zorgt. Het werkt overzichtelijker om per activiteit een werkbak of hangmap te maken. De meeste mensen kunnen prima uit de voeten met de volgende werkbakken/mappen:

  • Actie; hierin komt alles waar je zelf nog wat mee moet. Je kunt de acties eventueel opdelen in acties zoals ‘bellen’, ‘uitwerken’ en ‘emailen’ zodat je makkelijk dezelfde werkzaamheden achter elkaar kunt afhandelen. Het clusteren van werkzaamheden scheelt je namelijk tijd!
  • Afwachten; hierin komen de stukken waarop je nog op een reactie van een ander wacht.
  • Lezen; verzamel hierin alle stukken die je wilt lezen en plan een moment in de week in al deze stukken te lezen.
  • Overleg; maak per overleg een submap aan (ik gebruik hier een L-hoes voor) en verzamel in de loop van de tijd alle stukken die je tijdens het overleg wilt bespreken. Je hoeft dan alleen het betreffende mapje met daarin alle relevante spullen te pakken als je naar het overleg gaat.
  • Archiveren; verzamel hierin alle stukken die je later in je naslag archief wilt opslaan.

Naslagarchief

Voor het opzetten van een naslagarchief maak je per onderwerp een ordner of hangmap aan. Hierin bewaar je op alfabet je stukken. Natuurlijk voorzie je alle ordners en hangmappen, maar ook de bakjes uit je werkarchief, van een label zodat je altijd kunt zien wat er in zit.

Starten maar!
Je bent er nu helemaal klaar voor om en op te gaan ruimen en om te gaan organiseren. Pak dus je eerste stuk papier en bepaal of je het wilt bewaren of niet. Niet bewaren is meteen weggooien! Wil je het wel bewaren, bepaal dan of het een naslag stuk is of iets waar je nog wat mee moet en plaats het op de juiste plek in je naslagarchief of in je werkarchief. Vergeet niet; laat het document pas los als je er een besluit over genomen hebt!

Alle succes met het opruimen en organiseren van jouw papieren! Mocht je zelf nog een aanvullende tip hebben; we horen hem graag zodat anderen hier ook mee aan de slag kunnen; twitter @zoontraining

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *