Je kent het vast wel, dat je na een dag hard werken toch niet gedaan hebt wat je wilde. Dat je uren gevuld werden met onverwachte dingen die je niet eens echt direct op hoefde te pakken. Soms overkomt het mij ook nog. Gelukkig heb ik echter een manier gevonden om dagelijks voldoende tijd te kunnen besteden aan de dingen die ik graag wil doen. En het mooie is, deze manier van werken heeft me ook nog eens flexibeler gemaakt. Ook jij kunt makkelijker je doelen bereiken door anders te plannen!
Als je in je eigen Outlook agenda kijkt, welke afspraken heb je hier dan in staan? Dat zullen in ieder geval de afspraken zijn die je met anderen hebt, zoals vergaderingen en overleggen. Heb je echter ook agenda ruimte vrijgemaakt om te werken aan je eigen kerntaken, werk waarvoor jij bent aangenomen?! Grote kans van niet! En dat is een gemiste kans…
Vergroot je focus en productiviteit
Als je je meer wilt focussen op jouw persoonlijke prioriteiten, dan kan het helpen je taken in te plannen in je agenda. Om twee redenen is dit superhandig. Allereerst helpt het je om in actie te komen en daadwerkelijk te doen wat je van plan was. Als ik voor vandaag in mijn agenda heb staan om van 10.00 tot 11.30 uur te werken aan project B, dan is de kans groter dat ik hiermee aan de slag ga dan dat ik dit niet heb vastgelegd. Een agenda afspraak met mezelf kom ik makkelijker na dan een vaag voornemen.
Je minder later verleidingen door verstoringen
Daarnaast, mocht er een verstoring komen dan kan ik beter een afweging maken of ik tijd vrij kan en wil maken voor deze afleider. Als blijkt dat mijn kerntaak echt af moet omdat ik anders in de problemen kom, dan helpt het mij om het spontane klusje niet voor nu op te pakken maar om die voor een later moment in te plannen.
Met andere woorden; een goede dagplanning met volop ruimte om te werken aan je prioriteiten geeft richting aan je dag en helpt je om anders om te gaan met onverwachte vragen of taken.
Tips voor een betere dagplanning
Hoe je een goede dagindeling maakt en hoe je je er vervolgens aan kunt houden? Deze tips helpen je op weg!
- Plan al je taken in, dus juist ook je kerntaken. Dat vergroot je flexibiliteit, doordat je bewustere werk keuzes kunt maken, en het geeft je overzicht.
- Je email lezen, pauze houden en je planning bijwerken zijn ook inplanbare werkzaamheden!
- Plan niet alleen een overleg in, ook alles wat daarbij hoort. Zoals voorbereiden, reizen, parkeerplek zoeken en het uitzetten van je eerste acties na afloop.
- Weet hoeveel tijd je per dag kwijt bent aan niet inplanbare maar wel noodzakelijke werkzaamheden en zorg dat je hier voldoende ‘lucht’ voor vrijhoudt in je dagindeling.
- Plan realistisch, weet dat je een optimistische planner bent en dat dingen vaak langer duren dan je denkt. Een goede maatstaf is om 1,5 keer de tijd te reserveren die je verwacht nodig te hebben.
- Plan vooruit, zo zie je problemen aankomen. Hier lees je hoe je jouw deadlines op tijd kunt halen.
- Word je overvallen door een vraag om iets te doen? Vraag dan altijd aan de ander wanneer het klaar moet zijn en hoeveel tijd het kost om de taak op te pakken. Zodat je weet waar je aan begint. Of wat je voor nu laat liggen…
Wil jij ook iedere dag afvinken wat je van plan was om te doen, en zo met meer plezier werken?! Klik dan hier en je krijgt volop persoonlijke inspiratie!
