Verlopen je werkdagen niet zo productief als je zou willen? Ik vond deze simpele maar heel doeltreffende 1-3-5 methode. Wellicht helpt het jou ook om je beter te focussen en om je prioriteiten echt af te gaan handelen.
Je hebt dagelijks maar een beperkte hoeveelheid tijd. Daarnaast bezit je gedurende de hele dag over wisselende energieniveaus. De 1-3-5 methode is een mooie combinatie van beiden! Per dag kun je één grote taak uitvoeren, drie middelgrote klussen oppakken en vijf kleine taken wegwerken. Je takenlijst neemt daarmee dagelijks af met maar liefst negen taken.
5-1-3 dagindeling
Het moment waarop je de drie klussen plant is afhankelijk van wat jezelf plezierig vindt. Dit voorbeeld kan voor jou een productieve dagindeling zijn. In de ochtend, als je fris bent en gelijk resultaat wilt zien, handel je vijf kleine taken af. Zoals het versturen van korte emails, plegen van korte belletjes en het uitzetten van korte acties. Op het moment dat je het meest productief bent plan je je grote klus. Bijvoorbeeld tussen tien en drie uur. Het is wel handig om je grote klus in blokken op te delen en tussendoor wat anders te doen. Zo behoud je je concentratie. De drie middelgrote dingen kun je dan aan het eind van de middag doen (of misschien in de avond als je volgens Het Nieuwe Werken werkt). Je hebt dan nog wel energie, maar je concentratie is afgenomen. Denk aan het voeren van overleg, het (uit)schrijven van stuk of het maken van facturen.
Inplannen van verstoringen
Heb je veel adhoc klussen, dan zou je één middelgrote en twee kleine klussen per dag blanco kunnen laten zodat je die flexibel in kunt vullen.
Handig in te passen in je takenlijst
Handige methode, toch? Alleen vraag je je nu misschien af hoe je de opsplitsing tussen de drie taaksoorten praktisch kunt vormgeven in je Outlook takenlijst. Dit kan door gebruik te maken van categorieën! Verzamel alle taken in één van de drie betreffende categorieën en kies dagelijks de werkzaamheden met de hoogste prioriteit om mee aan de slag te gaan. Mocht je niet meer zo goed weten hoe het ook alweer werkte met het aanmaken van categorieën, dan kun je dat hier lezen.
Vind uit wat bij jou past!
Dit is een suggestie hoe je je werkzaamheden zou kunnen plannen. Maar, er zijn er meer! Nieuwsgierig naar wat voor jou de beste manier is om je taken te ordenen? Ik geef je graag persoonlijk advies bij een coaching on the job!
