Close

30 juni 2011

Outlook als secretaresse ipv veeleisende baas

Zorg dat je de baas bent over je eigen Outlook, en dit programma maakt het je veel makkelijker om te werken. Dit ontdekten ook de twee winnaars van het uur gratis coaching die Zoo’n Training en Hoogendam Coaching hebben weggegeven.

Wil je ook met (meer) plezier werken door handig en makkelijk gebruik te maken van simpele Outlookmogelijkheden? Meldt je aan voor de speciale summercourse ‘Tijd voor… je Outlook” en lees wat de winnaars van de gratis coaching van dit voorproefje vonden.

“Eind mei hebben wij mogen genieten van de training gericht op efficiënt Outlook-gebruik van Zoo’n Training. Het eerste wat ons opviel was de enthousiaste en open houding van de trainster in kwestie, Bertine Zoon. Na een korte theoretische introductie werd direct overgestapt op een hands-on approach waarbij de individuele mailboxen onder de loep werden genomen.

Opschonen overvolle inboxen
Direct werden wij hier met de neus op de feiten gedrukt; overvolle inboxen, veel gelezen, maar onverwerkte mail, onoverzichtelijke of geen archief, voor eeuwig openstaande taken ed. Middels enkele kritische vragen triggerde Bertine ons om een grote opschoningsactie door te voeren vwb mailings ouder dan 2 maanden.

Outlook is een instrument, geen doel op zich
De training verschaft inzichten in enerzijds de achtergrond van ons huidige Outlook gebruik en anderzijds de voordelen van het aanleren van een nieuwe manier van werken met Outlook. Bertine leerde ons op een luchtige wijze quick wins in professionele effectiviteit te behalen door Outlook als instrument te zien ipv einddoel opzich. Voorbeeld van enkele praktische tips: gebruik van regels en waarschuwingen, archief, folderstructuur incl. lopende zaken, openstaande taken, inlassen mailbeantwoordingsuurtje en het uitschakelen van de mail pop-up.

Toegenomen efficiency
Enkele weken na het volgen van de training kunnen wij beamen dat onze efficiency is toegenomen. Bertine heeft ons enkele nuttige handvatten verschaft om Outlook als ‘onze secretaresse’ in te zetten ipv als veeleisende baas. Al met al zijn we erg blij geweest met de genoten training en we kunnen het een ieder dan ook van harte adviseren.

Nogmaals bedankt voor de training, we passen beiden nog steeds dagelijks de tips en tricks toe!”

Wouter en Roana
Accenture Health & Public Service

***

“Een paar jaar eerder had ik al een cursus gevolgd bij Heleen en Bertine over time management. Hier heb ik al veel nuttige tips opgedaan. Enkele zaken waren toch weer wat weggezakt en die heb ik nu met een ‘korte opfriscursus’ weer opgehaald.

Een volle inbox geeft druk
Tips die echt zijn blijven hangen, zijn het handiger omgaan met emails, zoals het ‘lijm aan je vinger principe’. Meteen beslissen wat je met een bericht gaat doen. Dit vind ik erg nuttig, want ik had toch sterk de neiging om een mail te lezen en te denken ‘daar moet ik nog een keer wat mee’ en vervolgens deze mail gewoon in mijn inbox te laten staan. Maar een volle inbox geeft druk. Het geeft me een gevoel dat ik nog veel te doen heb, maar niet eens meer precies weet wat, want mijn acties staan dan ergens verborgen in al die mails.

Alles duurt 2x langer dan je denkt…
Een eye opener was ook om mijn agenda door te nemen met Heleen van Hoogedam Coaching. Duidelijk werd dat mijn agenda al vrij vol stond, waardoor ik eigenlijk weinig ruimte had voor onverwachte taken die ‘tussendoor’ komen. En dat gebeurt toch wel dagelijks. Uit emails komen vaak acties voort en hiervoor had ik één uur per dag ingepland, maar eigenlijk zou dat al twee uur moeten zijn. Bovendien is het lastig om in te schatten hoe lang je met een actie bezig zult zijn. Hier kwam ik vaak niet mee uit. “Twee keer zo lang inplannen als dat je in 1e instantie denkt”, zei Heleen. En natuurlijk de actie meteen doorplannen als het toch niet afkomt in die tijd.

Houden aan afspraak met mezelf
Voor mij is ook een leerpunt om me te houden aan de afspraken met mezelf; namelijk de acties ook daadwerkelijk uitvoeren op het moment dat ze staan ingepland in mijn agenda. En me niet laten verleiden door op die tijdstippen toch weer een afspraak met iemand tussendoor te plannen.

Het is me intussen aardig gelukt om me aan de geleerde basisprincipes te houden en als ik merk dat het weer wegzakt, vraag ik gewoon weer een opfriscursus aan!”

Natalie
PsyQ Psycho-medische programma’s