Je afwezigheidsassistent aan zetten is zo gedaan. Heb jij echter een klantvriendelijke en duidelijke tekst, of zorg je alleen maar voor irritatie? Check meteen of jou bericht vertelt wat lezers willen weten. Grote kans van niet!
Ik heb de laatste dagen een paar voorbeelden voor je verzameld van goedbedoelde maar eigenlijk ongelukkige ‘out-of-office’ teksten. Lees maar mee;
- ‘Ik ben niet in staat om uw email op dit moment te beantwoorden. Mijn email wordt niet gelezen’.
- ‘De komende twee weken ben ik afwezig. Bij vragen kunt u terecht bij mijn collega’.
- ‘Wegens vakantie zal ik uw bericht vanaf … pas beantwoorden’.
Wat moet ik nou als ik een klant ben, of een andere externe, of een collega van een andere locatie en ik krijg een van deze bovenstaande berichten? Eigenlijk staat er dat ik het allemaal maar zelf uit moet zoeken. En dat kan je bedoeling toch niet zijn?!
Positieve formulering
Het is dus heel slim om de tijd te nemen voor het opstellen van een goede afwezigheidstekst. Denk daarbij ook aan hoe je dingen zegt. In de bovenstaande berichtjes staat voornamelijk aangegeven wat je niet voor mensen kunt doen. Alleen, dat wil de lezer helemaal niet weten! Ze willen juist heel graag horen wat je wel voor ze kunt doen. Probeer je berichten dan ook ipositief op te stellen. Dat klinkt een stuk prettiger en is nog service gericht ook.
Dit zet je er in
Zet je je ‘out of office’ aan, zorg er dan voor dat je de lezer in ieder geval deze informatie geeft:
- Wanneer ben je weer bereikbaar.
- Welke collega vervangt je, eventueel welke functie die persoon heeft en vooral ook hoe deze persoon te bereiken is (email en telefoonnummer).
- Wat kan er gedaan worden in geval van spoed en wie is op welke manier benaderbaar.
Een voorbeeld
Je afwezigheidstekst zou er dan bijvoorbeeld zo uit kunnen zien;
Bedankt voor uw mail!
Vanaf … a.s. lees ik mijn email weer. Mocht u iets hebben wat niet zo lang kan wachten, neem dan gerust contact op met mijn collega … Zij helpt u graag verder.
U kunt haar bereiken via: naam@bedrijf.nl of bellen op …
Met vriendelijke groet,
…
Geen out-of-office is klantgericht!
Heb je overigens een commerciële functie of leest een collega je email tijdens jouw vakantie? Dan is het wel zo klantvriendelijk om je emails automatisch door te sturen naar een collega (zonder out of office reply) die jouw werkzaamheden waarneemt.
