Close

16 september 2013

Nooit meer een document kwijt! Zo zet je een digitaal archief op

Hele bomen aan documenten kunnen er naar boven komen als er ergens een verkenner wordt geopend. Het blijkt lastig te zijn; slim documenten archiveren zodat je ze daarna ook weer terug kunt vinden. Deze tips helpen je om het oerwoud van bestanden te organiseren.

Onderstaande tips kun je voor je eigen documenten toepassen, maar ze zijn ook handig als er meerdere mensen in dezelfde mappen werken.

Bepaal welke stukken je moet bewaren
80% van wat we allemaal bewaren kijken we nooit meer in, zo is onderzocht. We mogen dus best een beetje kritischer worden in wat we wel of niet bewaren. Handig hulpmiddel om hiervoor te gebruiken is de volgende; ben je de eigenaar/maker van het document? Dan altijd bewaren. Komt het stuk ergens anders vandaan, in hoeverre is de ander dan verantwoordelijk om het stuk te archiveren? Grote kans dat jij het dan niet hoeft te bewaren, denk aan notulen die ergens anders zijn gemaakt special info. Heb je ze later alsnog een keertje nodig, dan kun je deze documenten altijd bij de maker opvragen.

Bepaal waar je gaat archiveren
Zorg voor een plek waar iedereen bij kan (een gezamenlijke schijf). Maak voor jezelf de afweging of je op de C schijf je stukken wilt bepalen of in het netwerk.

Zet een structuur op
Bepaal het aantal hoofdmappen en geef ze een duidelijke naam. Hieronder kun je een aantal submappen hangen. Hoe meer mappen, hoe meer onduidelijkheid! Spreek af dat alle documenten in een map geplaatst moeten worden.

Bepaald de naamgeving van documenten
Als jullie op een zelfde manier een naam aan de documenten geven is het makkelijker zoeken. Tip: begin met een datum aanduiding, bijvoorbeeld 20131028. Zo staan de documenten altijd op chronologische volgorde.

Spreek een bewaartermijn af en ga schonen
Hoe lang willen jullie je documenten bewaren? Goed om te letten op de wettelijke bewaartermijn. Spreek ook af wanneer en hoe het archief geschoond wordt. Alles heeft immers onderhoud nodig om goed te kunnen blijven werken.

Leg de documentatieafspraken vast
Handig om de afspraken die jullie gemaakt hebben vast te leggen in een document. Zo kunnen jullie ze zelf nog eens nalezen en zo weten nieuwe medewerkers meteen hoe jullie systeem werkt.