Zoek jij ook regelmatig in je verzonden items of Word-bestanden naar eerder gebruikte teksten die je dan kopieert en plakt in een nieuwe email? Een gedoe is dat he?! Het kan dan ook veel makkelijker! Je kunt namelijk emailsjablonen in ‘snelle stappen’ en ‘snelonderdelen’ gebruiken voor teksten die je regelmatig wilt versturen. Daarmee hoef je maar een keer een standaard tekst aan te maken die je daarna altijd supersnel weer kunt gebruiken en aanpassen. Dat gaat je een hoop tijd schelen!
Bevestigen van afspraken, rondsturen van vergaderstukken, verzenden van facturen of antwoorden op sollicitaties. Er zijn vaak veel meer mails die je regelmatig verstuurt dan je door hebt! Tijdens mijn Outlooktrainingen kan het dan ook wel even duren voordat de deelnemers bedenken ‘hey, dit is een mail die ik nu veel zit te plakken en knippen’. Misschien moet je er zelf ook wel even over nadenken. Als jij dat doet, geef ik ondertussen twee manieren hoe je makkelijk met standaard sjablonen in Outlook kunt werken. Gebruik je een van de onderstaande twee templates, dan is het maar één druk op de knop om er meteen mee te kunnen werken. Lekker efficiënt dus!
Snelle stappen, voor standaard emails | De eerste manier om te werken met standaard templates is via Snelle stappen. Hiermee kun je een complete email klaarzetten, van Aan tot onderwerpregel tot complete mail-teksten:
- Ga in het lint naar Start, Snelle stappen, Nieuwe maken.
- Geef een naam aan de Snelle stap.
- Kies een actie. In dit geval kies je onder Reageren voor Nieuw bericht.
- Klik op Opties weergeven. Nu kun je aan, onderwerp en tekst invullen.
Snelonderdelen, voor standaard zinnen | Je kunt ook stukjes tekst opslaan die je later toevoegt aan nieuwe berichten. Zo hoef je niet iedere keer dezelfde regels te typen.
Maak een nieuwe email en type en selecteer de tekst die je wilt opslaan.
- Ga in het lint naar Invoegen, Tekst, Snelonderdelen, Selectie opslaan in galerij Snelonderdelen. Geef een naam aan de tekst zodat je hem altijd makkelijk terug kunt vinden.
- Als je later een nieuw bericht maakt waarin je deze tekst wilt gebruiken dan ga je weer naar Invoegen, Snelonderdelen, en klik je op het gewenste item.
Word jij blij van dit soort handige tips? Dan ga je nog gelukkiger worden van mijn Outlook-workshop!
In 3,5 uur krijg je volop tips rondom handige mailinstellingen, organiseren van je inbox en het slimmer afhandelen van je email. Je zou willen dat je deze training eerder had gevolgd… info@zoontraining.nl
