Close

29 mei 2019

Loop niet langer achter de feiten aan! Tips om beter te plannen

Loop niet langer achter de feiten aan! Tips om beter te plannen

Tijdens mijn trainingen merk ik dat veel mensen worstelen met het structureren en prioriteren bij het afhandelen van hun werkzaamheden. Herken je dat? Een goede planning helpt je echter heel goed om je doelen te bereiken. Alleen, hoe doe je dat? Ik heb een eye-opener en de meest praktische tips voor je op een rijtje gezet, er zit zeker iets tussen wat bij jou past!

Eye-opener: Een planning maakt je flexibeler

Onterecht merk ik dat mensen het niet altijd aandurven om hun werk meer te plannen. Als reden komt er vaak iets van ‘ja dag, ik wil geen slaaf worden van mijn eigen planning’. Mijn ervaring is juist het tegenovergestelde! Ik gebruik mijn planning als een richtlijn. Het maakt mij flexibel doordat ik een goed overzicht heb over mijn klussen en deadlines. Juist door dit overzicht kan ik makkelijker schuiven met werkzaamheden. Gun jezelf dus ook een goede planning. Gebruik daarvoor onderstaande tips eens:

1. Plan alles en check je keuzes

Inventariseer welke werkzaamheden je allemaal hebt liggen en zorg ervoor dat al deze werkzaamheden een plekje krijgen in je agenda. Van het werken aan een project, het lezen van je email, lunchpauze tot het voorbereiden van een vergadering. Tip; stem regelmatig met je manager af welke prioriteiten jij denkt te hebben. Overleg of je de juiste keuzes maakt!

2. Maak grote klussen behapbaar

Als je een groot doel te realiseren hebt, kan het lastig zijn om energie te vinden om te beginnen. Het kan erg helpen om alle stappen die je moet nemen om het doel te bereiken in kleinere stukken te knippen. ‘Parkeerbeleid opzetten’ wordt dan bijvoorbeeld ‘directie vragen over wensen’, ‘plattegrond opvragen’ en ‘inventariseren aantal auto’s’. Zo ontstaan er meerdere actiegerichte stappen die je los van elkaar in kunt plannen. Merk je het verschil?!

3. Ken je eigen ritme en maak er gebruik van

Ga eens na wat voor jou momenten zijn waarop je de meeste en het minste energie hebt. Plan de werkzaamheden die je het meest lastig vind of die het belangrijkste zijn op die momenten dat je op je best bent en plan simpele klusjes in tijdens je ‘daluren’. Zo kun je je productieve tijd het best benutten en doe je ook nuttige dingen als je even niet zoveel zin hebt!

4. Plan ook je verstoringen in, negeer ze niet

Je moet je dag zeker niet laten bepalen door ad-hoc klussen, alleen moet je ook niet negeren dat je dagelijks met verstoringen te maken krijgt. Zorg er dus voor dat je (afgebakende) ruimte hebt voor tussendoor klusjes. Hier lees je hoe je je ah-doc en andere klussen slimmer in kunt plannen.

5. Leer los te laten wat niet bij jou hoort

Doe geen werk wat niet bij jou hoort! Het kost je immers tijd die je niet kunt besteden aan dingen die wel belangrijk voor jouw job zijn. Makkelijker gezegd dan gedaan? Samen vinden we wel een methode die bij jou past om ‘nee’ te zeggen tegen zaken die niet bij jou horen!

Met welke van de vijf tips ga jij meteen aan de slag?! Kun je daarnaast nog wel wat persoonlijke tips gebruiken om te voorkomen dat je achter de feiten aan loopt? Volg dan (samen) met je collega’s deze workshop en je verhoogt niet alleen je productiviteit, ook je werkplezier!