Wil je dat je email gelezen wordt en dat je een antwoord terug krijgt? Leer jezelf aan om op een iets andere manier duidelijker en persoonlijker te schrijven. Zoals het denken vanuit de ontvanger en vijf andere tips. Je zult zien dat ze effect hebben!
1. Verplaats je in de ander
Je mail moet antwoord geven op de belangrijkste vraag van de ontvanger. Verplaats je dus in de lezer, wat wil zij weten? Wacht je nog op een antwoord van de ander? Schrijf dan niet; ‘ik heb nog niets van je gehoord waardoor we niet verder kunnen met het project’. Maar liever ‘Fijn om voor a.s. donderdag je antwoord te krijgen zodat ik jouw bijdrage ook mee kan nemen in het projectvoorstel’.
2. Zet de ander centraal
Praat niet vanuit jezelf of de organisatie. Dat maakt het zo onpersoonlijk. Schijf vanuit de u of jij. ‘Wij sturen u’ wordt dan ‘u krijgt’ en ‘wij laten van ons horen’ wordt ‘je krijgt bericht van ons’.
3. Vertel meteen wat je wilt
Uit de eerste alinea moet de lezer meteen kunnen halen waarom je mailt en wat je wilt. Veel mensen geven pas in de laatste regel van de email aan wat ze willen en dat is een gemiste kans (zeker als mensen niet de tijd nemen om je hele bericht te lezen!). Dus, kom maar meteen door met je boodschap; ‘Je hebt een klacht ingediend. In deze email lees je onze reactie en wat je kunt doen als je nog vragen hebt’. En niet; ‘Onlangs hebben wij uw klacht ontvangen. Deze hebben wij in behandeling genomen. In deze mail delen wij u mede… Blabla…’. Daarmee heb ik meteen een voorbeeld voor punt 4!
4. Hou het simpel!
Schrijf in korte zinnen. Gebruik geen ouderwets taalgebruik (‘delen wij u mede’). Laat overbodige informatie weg zoals procesinformatie (‘deze hebben wij in behandeling genomen’). Dit is niet relevant voor de lezer, die wil alleen de uitkomst weten.
5. Gebruik koppen die antwoord geven
Ik ben zelf fan van het gebruiken van koppen boven alinea’s. Maar, je moet ze wel slim inzetten. Koppen als ‘Tot wanneer kun je reageren’ zijn minder duidelijk dan ‘Reageren kan tot 1 november 2018’.
6. Zorg voor actie
Zet in je laatste zin nog een keer wat je van de ander verwacht en hoe dat moet. Hierdoor wordt de kans echt groter dat de ander in actie komt. Dus niet eindigen met ‘ik hoop dat het duidelijk is’ maar liever ‘heb je nog vragen over dit artikel, mail dan meteen even naar info@zoontraining.nl en je krijgt een reactie’.
p.s. je mag me ook mailen met andere vragen over email en Outlook. Of nog leuker, volg eens de workshop ‘Verbeter je klik met Outlook’. Ook jij zult er veel aan hebben. Dus, mail me als je af wilt van die volle inbox en nooit meer openstaande acties wilt vergeten!
