Collega’s kunnen heel gezellig zijn. Maar soms kunnen ze ook je werkzaamheden, en daarmee je planning, verstoren. Doordat ze binnen komen vallen voor een praatje of een vraag, je bureau gebruiken om spullen op te leggen of in je lade duiken omdat jij schijnbaar de enige bent met een goed werkende nietmachine. Heel vervelend, omdat jij zo niet doet wat je op dat moment graag wilt doen. Maar ja, doe je wat aan die ongevraagde verstoringen…
Verstoringen zorgen ervoor dat het veel langer duurt voordat je je werk af hebt. En daarnaast zorgen ze er ook voor dat je makkelijker fouten maakt doordat je minder geconcentreerd bent. Dus is het slim om ervoor te zorgen dat je zo ongestoord mogelijk kunt werken. Ook als je secretaresse bent!
Plan eigen werktijd in
Plan dagelijks een moment voor jezelf in waarop je ongestoord kunt werken. Voor sommige functies lijkt dat niet mogelijk, maar met een beetje goede wil moet het voor iedereen lukken.
Sluit je email af, vraag een collega om voor een bepaalde tijd de telefoon aan te nemen of zet je voicemail aan, ga alleen zitten of sluit de deur van je kantoor. Komt er toch iemand aanwaaien, vraag dan wat die persoon wil en hoeveel tijd hij nodig heeft voor vraag en antwoord. Plan vervolgens een afspraak in als je de persoon niet direct kunt helpen omdat je de tijd er niet voor hebt.
Mensen worden liever op een later moment goed door je geholpen dan dat je het nu even snel, en misschien wel half, tussendoor doet.
Maak afspraken
Word je veel ‘lastig gevallen’ met onbelangrijke vragen of vaak door dezelfde persoon? Wat houdt je dan tegen om eens een gesprek met deze personen aan te gaan? Dit lijkt misschien ‘eng’ maar het is wel de manier om uit te leggen waarom je al die losse verstoringen lastig vindt om vervolgens samen afspraken te maken.
Een optie is om met die persoon een vast moment per dag af te spreken waarin jullie alle lopende zaken doornemen. Je hebt op dat moment alle aandacht voor de ander en je hebt hiermee je eigen grens gesteld.
Inrichting van je werkplek
Hoe uitnodigend is jouw werkplek voor anderen om er rond te hangen? Staat er een uitnodigende lege stoel, heb je een snoeppot of een grote voorraad kantoorartikelen, denk er dan eens over om deze weg te halen.
