Close

1 maart 2012

In 15 seconden je inbox leeg!

Zonder uren uitzoekwerk en zonder ook maar één berichtje weg te gooien kan ook jij binnen 15 seconden je inbox schonen. Zo kun je lekker opgeruimd verder…

De meeste mensen laten al hun e-mails in hun inbox staan. Het record aantal mails staat tot nu toe op ruim 12.000. Maar ook al vanaf twintig e-mailtjes in je inbox kun je jezelf niet meer wijs maken dat je grip en overzicht hebt op de status van deze e-mail. Want, moet je er zelf nog iets mee, wacht je op een reactie van iemand anders, wil je het stuk als naslag bewaren of kan het eigenlijk gewoon weg?

Structuur aanbrengen
Weer structuur brengen in je mailbox lijkt een geweldige klus, maar dat valt best mee. Helemaal als je je realiseert dat je hierna meer overzicht en minder stress hebt. Want vergeet niet, je e- mailprogramma is vaak ‘maar’ een hulpmiddel om je werkzaamheden uit te kunnen voeren, geen taak op zich!

  • Ga naar je e-mail.
  • Maak een map aan die je ‘Ongesorteerd archief 2012’ noemt.
  • Bepaal een termijn waarvan je zeker weet dat je de e-mail die ouder is al door je is afgehandeld. Bijvoorbeeld; ‘alle mail die ouder is dan één maand, daarvan weet ik zeker dat ik die heb afgehandeld. Over alles tot en met vier weken weet ik niet zeker.’
  • Verplaats nu alle mail die ouder is dan, in dit geval, één maand naar de map ‘Ongesorteerd archief 2012’. Zo, die e-mail ben je kwijt en hier hoef je nooit meer naar te kijken. Maar, mocht je het toch nog eens nodig hebben dan heb j e het in ieder geval niet weg gegooid.

Structuur vasthouden
Er blijft nu nog een restje e-mail over in je inbox. Als je vanaf nu iedere dag detien onderste e-mails archiveert volgens onderstaande methode, dan ruim je ook het laatste restje op:

Archief stukken
Maak een map ‘Archief 2012’ aan en: plaats hierin alle e-mail die je zeker weten wilt bewaren als naslag.

Nog af te handelen werkzaamheden
Plaats in je takenlijst of agenda alle e-mail die je nog af wilt handelen. Geef aan op welke datum je hiermee aan de slag wilt, stel je herinnering in en Outlook geeft je op het gewenste moment een berichtje. Hoef je zelf niets meer te onthouden.

E-mailtjes waarop jij nog op een reactie van een ander wacht
Dezelfde instructies als ‘nog af te handelen werkzaamheden’. Maak er ook hier een taak/agendapunt van, zodat je grip houdt over acties die je bij anderen hebt uitgezet.

Afgehandeld en niet meer nodig
Weggooien! En vergeet niet om je map verwijderde items (automatisch) te legen; scheelt weer een hoop geheugen.

E-mail die vanaf nu binnen komt na het lezen direct volgens stap 5 afhandelen. Zo voorkom je dat je mailbox binnen no-time weer gaat vollopen.

Laat even weten hoe het voelt om van die honderden (misschien wel duizenden) e-mails in je inbox af te zijn; info@zoontraining.nl!