Close

12 september 2018

Iedere dag lekker tevreden naar huis? Wijzig dit dan in je planning.

Wil je iedere dag met voldoening afsluiten? Plan dan eens op een andere manier je werkzaamheden. Als je deze tips toepast is de kans groter dat je ook echt de klussen af kunt maken die je die dag voor jezelf had bedacht om te doen. En dat geeft je een heel tevreden gevoel!

Om toe te komen aan al je werk, zou je iedere dag voldoende ruimte moeten vrij maken voor je drie verschillende werkstromen. Doe je dat niet, dan weet je eigenlijk van te voren al dat je vandaag niet toekomt aan de dingen die je wilt doen. Heel vervelend. Om te beginnen maar eens bekijken welke verschillende soorten werk ik bedoel en hoeveel tijd je er gemiddeld per dag mee bezig bent; routine klussen – 30%, kerntaken – 30% en adhoc zaken – 40%. De percentages zijn natuurlijk een inschatting en erg afhankelijk van het soort werk dat je doet. Als secretaresse ben je misschien wel 60% van je tijd bezig met adhoc zaken.

1. Routine klussen – houd er tijd voor vrij om soepel te kunnen werken
Dit zijn werkzaamheden die altijd moeten gebeuren maar waar je altijd niet de volledige invloed op hebt. Denk aan het verwerken van je email, telefoontjes, even overleggen en regel dingen. Je weet dus dat je dagelijkse routine klussen hebt en dat ze je een bepaalde tijd kosten, toch doen de meeste mensen deze klussen ‘even tussendoor’. Herkenbaar? Pak het vanaf nu anders aan. Plan je routine klussen in. Ik heb dagelijks een blokje van 45 minuten ingepland voor het afhandelen van mijn mail en daarnaast staan 30 minuten gereserveerd om de korte acties uit mijn takenlijst voor die dag weg te werken. Zo weet ik dat ik iedere dag de tijd heb voor routine klussen en dat geeft mij rust.

2. Kerntaken – ze geven je energie dus koester ze!
Dit zijn de specifieke taken waar jij vanuit je functie verantwoordelijk voor bent. Het zijn hopelijk de werkzaamheden die je werk het meest interessant maken en je een tevreden gevoel geven als je ermee aan de slag bent gegaan. Alleen… het zijn vaak ook de werkzaamheden die er als eerste bij in schieten als je het druk hebt. Wil je meer voldoening uit je werk; plan dan het uitwerken van je kerntaken in en besteed er dagelijks juist wel tijd aan! Handige manier is om hiervoor de pizzapunt techniek te gebruiken.

3. Adhoc zaken – ja hoor je kunt je verstoringen prima inplannen
Je weet niet welke verstoringen vandaag op je afkomen, maar je weet wel dat ze komen! Besef dus dat je hier ook iedere dag ruimte voor vrij moet houden die je niet kunt besteden aan je routine klussen of kerntaken. Zo plan ik wat lege ruimtes in rondom mijn afspraken en uitwerktijd. Die kan ik dan vullen met tussendoor dingen. Realiseer je overigens dat deze zaken echt niet altijd direct opgepakt hoeven te worden. Een uurtje of een dag later is vaak ook prima! Maak juist eerst af waarmee je bezig bent. Niets zo fijn als een afgeronde klus!

Wil je persoonlijke tips die je echt direct kan toepassen op jouw unieke situatie? Ontdek ze in een ontspannen en praktische korte workshop bij jou op je werkplek!