Weg met die standaard kolominstellingen in je Postvak In! Ze zijn soms namelijk helemaal niet handig voor jouw manier van email afhandeling. Door zelf te bepalen welke informatie je in je kolommen van Postvak In te zien krijgt, en welke kolommen voor jou overbodig zijn, kun je veel handiger (en dus plezieriger) je email verwerken.
In dit artikel lees je hoe je kolommen in je PostvakIn weg haalt, toe voegt maar ook hoe je zelf hele nieuwe kolommen aanmaakt, zodat je alle informatie rondom email die jij handig vindt in één oogopslag kunt zien.
Haal overbodige kolommen weg, voeg nieuwe toe
Helpt het jou om je email slimmer af te handelen als je kunt zien wat de grootte van de email is? Grote kans van niet! Toch komt deze informatie dagelijks ontelbare keren voorbij op je beeldscherm. Je kunt deze kolom gewoon uitzetten en er een voor jou veel interessantere kolom voor terugplaatsen. Meteen even doen dus:
- Ga naar Outlook, tabblad Beeld, Weergave instellingen, Kolommen. Klik in het rechtervlak de kolom aan die je niet meer wilt zien, bijvoorbeeld Grootte, en klik vervolgens op Verwijderen.
Natuurlijk kun je ook standaard kolommen toevoegen. Kijk zelf welke opties voor jou interessant zijn.
Maak je eigen notitieveld
Vind je het handig om een kolom te hebben waarin je je eigen aantekeningen kunt maken? Bijvoorbeeld om aan te geven bij welk project de mail hoort. Of, als er meerdere mensen in dezelfde mailbox werken, de naam aangeven van de persoon die ermee aan de slag is? Dat kan! Zo maak je er één (uiteraard zijn de opties voor de invulling van je eigen aantekeningen veld eindeloos):
- Ga naar Outlook, tabblad Beeld, Weergave instellingen
- Klik op kolommen, nieuwe kolom. Geef de kolom de naam die jij handig vindt (in dit voorbeeld zou dat kunnen zijn ‘Projectnaam’ en ‘Afgewerkt door’.
- Nu moet je er nog even voor zorgen dat je zelf kunt typen in de kolom. Ga onder weergave instellingen naar overige instellingen en zet een vinkje voor Directe celbewerking toestaan. Je kunt nu naar hartenlust alle info in de kolom toevoegen die je wenst.
Vinkjes zetten
Je hebt ook een ja/nee optie in kolommen. Of dit bruikbaar voor je is, is natuurlijk ook weer afhankelijk van je voorkeuren. Hieronder leg ik je uit hoe je ervoor kunt zorgen dat je emails af kunt vinken:
- Ga naar Outlook, tabblad Beeld, Weergave instellingen, Kolommen, Nieuwe kolom. Geen een naam aan je nieuwe kolom.
- Ga daarna naar Type en selecteer ja/nee. Bij Notatie kun je kiezen op welke manier je eea in beeld wilt hebben. Klik op OK.
Volgorde aanpassen
Zou je in het beeldscherm eerst de datum willen zien waarop je de mail hebt ontvangen en pas daarna het onderwerp? Alles kan! Je kunt zelf met de Omhoog en Omlaag knoppen kolommen op een plek neerzetten die je zelf handig vindt:
- Ga naar Outlook, tabblad Beeld, Weergave instellingen, Kolommen. Ga rechts op de kolomnaam staan die je wilt verplaatsen en navigeer met de Omhoog en Omlaag knop.
Tekst onderwerpregel aanpassen
Ik heb er al eens eerder over geschreven maar mocht je het gemist hebben; je kunt in Postvak In de tekst van alle onderwerpregels aanpassen. Vage onderwerpen als ‘vraagje’ kun je dus vervangen door een tekst die voor jou duidelijker aangeeft waarover de email gaat. Hier lees je hoe je dat doet.
Nog meer persoonlijke instellingen
Wil je nog meer persoonlijke tips ontvangen om handiger met je eigen emails om te gaan? Als je drie uurtjes vrijmaakt kunnen we samen aan de slag en zal je nooit meer last hebben van een chaotische mailbox! Mail me voor het maken van een afspraak en ik kom graag bij je langs: info@zoontraining.nl
p.s. Ook leuk om deze workshop met nog twee andere collega’s te volgen!
