Als jij betere instructies achter laat op een voicemail, dan wordt de kans groter dat de ander sneller je gewenste actie onderneemt.
Een rode ‘1’ was van de week te zien bij mijn icoontje van gemiste oproepen op mijn mobiel. De beller met afgeschermd nummer had besloten om mijn voicemail in te spreken, die ik netjes afluisterde. Alleen was de inhoud van het berichtje erg onduidelijk. Een stem vertelde alleen een voornaam (‘Jan’, welke Jan?). Na drie keer afluisteren had ik de tien cijfers van het telefoonnummer eindelijk op papier maar toen was het mij nog steeds niet duidelijk wat het doel van het belletje was.
Jammer, al die onduidelijkheid zorgt er niet voor dat je snel de gewenste actie onderneemt. Wil je zelf dat er wat gedaan wordt met je voicemail berichten, dan heb je wellicht wat aan onderstaande aandachtspunten!
Voor- en achternaam
Niets zo vervelend als de ander alleen een voornaam zegt en er dus vanuit gaat dat je wel weet wie hij of zij is. Ik heb soms echt een achternaam nodig om een stem te herkennen. Dus graag even je hele naam vermelden!
Weet waarvoor je belt
Klinkt vast als een open deur maar dat is het dus niet; bepaal voordat je gaat bellen wat je boodschap is. Handig hulpmiddel kan daarvoor het wie, wat, waar, wanneer en hoe zijn.
Met een ‘kom je morgen langs’ zorg je voor meer vraagtekens dan duidelijkheid. En ‘wil je me even terugbellen’ zegt ook niets over de urgentie en het onderwerp.
Probeer dus zo concreet mogelijk te zijn zodat de ander mogelijk alvast een en ander kan voorbereiden.
Wanneer ben je bereikbaar
Je belt iemand terug, neemt diegene de telefoon niet op. Even later ben jij iets anders aan het doen en wordt jij door diegene opgebeld. En zo kan het nog wel even doorgaan voordat jullie elkaar via de telefoon spreken. Ik vind het altijd handig als de beller aangeeft wanneer je het beste terug kunt bellen. Geef dus altijd een aantal tijden door waarop je te bereiken bent.
Liever niet terug bellen
Als je hebt gebeld om informatie door te geven, geef dan aan of je wel of niet een antwoord verwacht. Wil je een bevestiging van het bericht, vraag daar dan om (en geef aan als de bevestiging ook via sms verzonden kan worden, dat gaat sneller dan bellen). Hoeft er niet terug gebeld worden, meld dat dan ook. Dat voorkomt onnodige telefoontjes.
