Close

1 oktober 2009

Delegeren is wel leuk

Zeg eens eerlijk; vind jij het lastig om werkzaamheden aan een ander over te dragen?

Dan herken je je vast wel in één of meerdere van deze uitspraken;

  • Ik heb geen leidinggevende functie waardoor er niemand is aan wie ik kan delegeren.
  • Alle anderen hebben het te druk met hun eigen werk.
  • Ik probeer wel te delegeren, maar anderen gaan er nooit op in.
  • Je moet alles zelf oppakken.
  • Ik kan het zelf beter en sneller.
  • Ik wil niet verantwoordelijk worden voor de fouten van een ander.
  • Als anderen zich uit de naad werken voor die bepaalde klus, dan voel ik me schuldig.

Helaas… dit zijn allemaal smoesjes om niet te hoeven delegeren.

Motiverend delegeren
Als je onderstaande zes stappen aanhoudt dan zul je merken dat overdragen van werkzaamheden een stuk leuker wordt om te doen. En dat het ook voor de ander een uitdaging wordt om de werkzaamheden op te pakken.

1. Inventariseer wat je wilt overdragen
Als je op je werk werkzaamheden aan een ander wilt overdragen moet je wel weten waar het precies om gaat. En dan hebben we het over alle werkzaamheden. Houdt geen klusjes achter die je eigenlijk zelf veel te leuk vindt om te doen! Delegeer volledig of delegeer niet.

2. Inventariseer de randvoorwaarden
Bepaal welke benodigde kennis, vaardigheden en ervaring iemand nodig heeft om de werkzaamheden op te kunnen pakken. Hoeveel tijd, budget en menskracht is beschikbaar? Een andere belangrijke inschatting; wordt de taak op de persoon afgestemd of juist andersom.

3. Selecteer de juiste persoon
Wie wordt er gemotiveerd om met de werkzaamheden aan de slag te gaan? Het is ook goed om je vooraf af te vragen of deze persoon het werk erbij kan hebben of dat er eerst mogelijk aanpassingen gedaan moeten worden aan het huidige takenpakket. Ga ook na of iemand begeleiding of bijscholing nodig heeft.

4. Risicoanalyse
Stel dat het fout loopt, wat dan?

5. Overdrachtgesprek
De perfecte manier om gedelegeerde werkzaamheden te laten mislukken is om ze botweg zonder enige toelichting op het bureau van de ander te dumpen. We adviseren je onderstaande samen door te nemen:

  • Waarom delegeer je en waarom juist aan die persoon.
  • Wat zijn de nieuwe taken en je verwachtingen over de uitvoering daarvan.
  • Geef aan waar welke verantwoordelijkheden liggen.
  • Van welke faciliteiten kan gebruik gemaakt worden.
  • Spreek je vertrouwen uit!

6. Evalueer
Check regelmatig hoe het ermee gaat en kijk achteraf samen terug op het verloop.

Blijk van waardering
Heb je je ooit gerealiseerd dat het overdragen van werkzaamheden aan een ander  eigenlijk een vorm van waardering naar de ander toe is…? Waarom breng je het dan ook niet zo!