Met deze vier tips ga je zeker slimmer e-mailen!
Tip 1 – Begin je werkdag niet met het lezen van je email
Mail verwerken en versturen kost tijd. Plan daarom ook dagelijks tijd in je agenda in om dit te doen, bijvoorbeeld twee keer een half uur. Het is daarbij handig om voor jezelf te bepalen wat slimme momenten zijn, zoals net na de lunch.
Is het lezen van je email nu het eerste wat je doet als je je werkdag start? Vraag jezelf dan eens af waarom je dit doet! Wellicht is het veel praktischer om je dag te starten met een klus die je graag af wilt ronden.
Het is dan wel even je nieuwsgierigheid bedwingen maar het zorgt er wel voor dat je meer op een dag doet wat je wilt doen.
Tip 2 – Stuur zoveel mogelijk emails
Herken je dit; je stelt vier (verschillende) vragen maar je krijgt slechts op twee vragen een reactie terug?
Dit kun je voorkomen door slechts één onderwerp per email te behandelen. Liever drie mailberichten die alle drie een apart onderwerp behandelen dan één email waarin je drie totaal verschillende onderwerpen aankaart. Het ‘makkelijke’ onderwerp hoeft dan ook niet te wachten op het oplossen van het ‘moeilijke’ onderwerp.
Voor ieder onderwerp een aparte email sturen houdt de reden van je mail overzichtelijk en het is voor de ontvanger makkelijker om je bericht te verwerken.
Tip 3– Onderwerpregel belangrijker dan inhoud email
‘Vraagje’. ‘Vergadering’. ‘Datum prikken’. Zomaar wat omschrijvingen die in de onderwerpregels staan van mails die vandaag bij mij zijn binnen gekomen. Jammer dat ik hier alleen zo weinig mee kan!
Op het moment dat ik in de onderwerpregel al meteen kan lezen waar het bericht concreet over gaat (Gezocht: notulen werkoverleg d.d. 1 juli 2012) en als erbij staat welke actie er van mij verwacht wordt (Graag naar mij mailen), dan kan ik meteen bepalen wat ik ermee moet doen.
Een goed gebruik van je onderwerpregel is dus bijna belangrijker dan het opstellen van een goede email!
Tip 4 – Doe niets als je een bericht in ‘CC’ krijgt
Stuur niet iedereen ‘voor de zekerheid’ een CC. Met CC wordt bedoeld dat je de ander een kopie van het email bericht stuurt. En dat kan onduidelijkheid opleveren (wat moet ik er mee) of extra werk (de ontvanger gaat aan je vragen wat je nu precies verwacht).
Wat te doen als je zelf een email krijgt waarin je CC staat? Wij lazen deze mooie oplossing in de automatische handtekening; ‘N.B. Verwacht u actie van mij? Zet mijn naam in ‘Aan’. Mail in ‘CC’ wordt niet elke dag bekeken.’
Meer slimme Outlook tips? Meld je dan meteen aan voor de Outlook workshop!
