Hoeveel van de onderstaande Outlook fouten maak jij?! Ik leg uit waarom iets handig lijkt, maar vertel je meteen waarom dat eigenlijk niet zo is en hoe je het dus beter anders kunt doen.
1. Je screent aan het begin van de dag meteen even je email
Fijn om je dag te beginnen met het even scrollen door je nieuwe email. Je hebt dan meteen een idee van wat er allemaal binnen is gekomen en je hebt een beeld van wat je allemaal te wachten staat.
En dan zit jij aan het einde van de dag nog hard te werken om de klussen van die dag af te krijgen. Omdat je aan het begin van je dag teveel tijd doorgebracht hebt met je inbox. Geef het oppakken van je kerntaken juist voorrang en begin je dag ermee. Het helpt als je Outlook opstart in je agenda en niet in je inbox. Je ziet dan meteen welke dagplanning je voor jezelf gemaakt hebt en met welke klus, die er echt toe doet, je wilt beginnen. Je kunt vaak best een uurtje later je mail lezen. Zo start Outlook in je agenda.
2. Mailers ontvangen super snel een reactie van je
Mensen vinden het erg fijn om met je te mailen, ze krijgen namelijk binnen no-time antwoord van je. Het geeft jou ook wel een lekker gevoel om alles meteen op te pakken, dan heb je het maar afgehandeld.
Ben jij diegene die aan het einde van de werkdag verzucht ‘vandaag heb ik weer niet gedaan wat ik wilde’? Dan weet je nu hoe het komt; je houdt je met de verkeerde dingen bezig! Een paar keer per dag je mail afhandelen geeft je meer rust en ruimte om je te focussen op je kerntaken, die taken die voor jouw functie echt belangrijk zijn. Hier zou al je aandacht naar uit moeten gaan. Echt, dat levert je meer voldoening op dan kleine klusjes wegwerken.
3. Je probeert zo min mogelijk email te versturen
Omdat je anderen zo min mogelijk wilt belasten ben je een bewuste mailer; je stuurt zo weinig mogelijk emails.
Je insteek is uiteraard prima; bewust zijn van of je mailt of dat je op een andere manier communiceert. Toch adviseer ik je om soms een extra email te sturen. Stel je krijgt een verzoek om iets uit te zoeken. Dit is iets waar je even tijd voor nodig hebt en je besluit het daarom volgende week op te pakken. Stuur dan even een berichtje terug om te vertellen wanneer de ander een reactie kan verwachten. Hiermee voorkom je emails als ‘heb je mijn email al ontvangen??’.
4. Je vind het niet netjes om de BCC te gebruiken
Je deelt graag informatie, dus iedereen die er iets vanaf moet weten informeer je netjes via de ‘Aan’.
En herken je dat, dat er dan mensen zijn die de ‘reply to all’ knop gebruiken om de hele goegemeente van een reactie te voorzien? Vaak behoorlijk irritant. Stuur je een mail naar meerdere personen, gebruik dan de BCC. Hierdoor kunnen ze alleen jou antwoorden. Een heel simpel middel dus om bergen ongewenste email bij collega’s te voorkomen!
5. Denken: ‘Ik gebruik toch alles van Outlook’
Je gebruikt je inbox, hebt mappen aangemaakt en werkt met vlaggen of ‘markeren als ongelezen’ om overzicht te houden op je openstaande acties.
Een goed begin, alleen kun je echt veel meer in Outlook! Het is zonde als je de vele uiteenlopende functionaliteiten niet kent. Ze zijn er namelijk niet voor niets! Leer dus ook alles over Snelle stapppen, Regels, slimmer zoeken, hyperlinken, takenlijst, beveiligde afspraken en nog vele andere handige opties…!
