Close

8 december 2016

Ben jij al 2017 proof? Organiseer je Outlook en digitale bestanden in 17 minuten

Geen gezoek meer tussen 1.000-den emails of hopen dat je tussen bergen gedateerde bestanden dat ene stuk nog terug kunt vinden? Gun jezelf dan zeventien minuten de tijd om je outlook en digitale mappen klaar te maken voor het nieuwe jaar. Daar werk je echt 365 dagen plezieriger mee.

Stap 1: Organiseer je Outlook
Maak per jaar eenmalig een nieuwe digitale mappenstructuur aan voor het komende jaar. Hiermee werk je altijd met actuele mappen en voorkom je dat je moet zoeken tussen mappen over onderwerpen die achterhaald zijn. Bijkomend voordeel is dat je ook heel gemakkelijk oude digitale mappen kunt schonen. Want als het straks 2017 is, kun je met één druk op de knop het hele archief van bijvoorbeeld 2010 verwijderen zonder dat je daarvoor van alles uit hoeft te zoeken en er daardoor onnodig tijd aan moet besteden.

  • Maak een nieuwe map in je Outlook aan onder Postvak In (klik hiervoor op je rechtermuisknop) en geef deze map de naam ‘archief 2017’.
  • Hang hieronder alvast je standaard archiefmappen (bijvoorbeeld van overleggen, lopende projecten of lezen).
    Maak, indien nodig, in de loop van het jaar nieuwe mappen aan. Tip: hoe minder sub-mappen je maakt, hoe sneller het archiveren gaat.
  • Had je nog geen archiefmap voor het jaar 2016 (of daarvoor)? Maak hem dan alsnog aan en plaats hieronder alle sub-mappen van dat jaar.

 

Als je nu alle jaarmappen dicht klikt heb je geen losse mappen meer, maar alleen jaarmappen. Hoe overzichtelijk werkt dit!

Dit artikel geeft je tips om een opgeruimde inbox te krijgen en te houden.

Stap 2: Organiseer je digitale bestanden
Maak in de verkenner op dezelfde manier als stap 1 een mappen structuur aan voor al je Word/Excel/PowerPoint bestanden.

Tip: Gebruik dezelfde benaming voor je archiefmappen in Outlook en Word/Excel. Als je eenduidig werkt is het makkelijker om al je documenten op dezelfde wijze op te slaan. En is het dus ook makkelijker om ze terug te vinden.

Stap 3: Organiseer je slim in 2018
Zet meteen even de volgende taak in je digitale takenlijst voor week 52 van 2017; ‘Jaarmappen 2018 maken voor Outlook, Word/Excel, archief uit …(jaar)… verwijderen’!

Openstaande acties in je takenlijst kun je slimmer beheren door gebruik te maken van categorieën.

Stap 4: Gun jezelf nu toch echt eens mijn Outlook workshop!
Vind je al mijn Outlook tips super handig maar worstel je toch nog een beetje met je Outlook? Neem de gewoon eens de stap en meld je aan voor de Outlook workshop of individuele coaching! In slechts drie uurtjes heb je alle tools in handen om je email te organiseren en op orde te houden, weet je hoe je overzicht kunt houden op mails waar je nog wat mee moet en krijg je super handige tips om slimmer emails te versturen. Mail me dus gerust; info@zoontraining.nl

Dit artikel is tot en met 16 januari 2017 on-line te lezen.

P.s. volg je me al op Facebook? Meteen even doen, dan krijg je regelmatig inspiratie om weer met een glimlach te werken…