Doe alleen waar je goed in bent, de rest kun je delegeren!
Je hoeft niet alles zelf te doen. Omdat je simpelweg niet altijd alles zelf kunt oppakken. En soms kan een ander het eigenlijk veel beter dan dat jij het kunt. Delegeren, van je boekhouding tot de vraag of iemand mee wil denken, is lastig. Maar, het valt makkelijk te leren. En ja, dit geldt ook voor mensen die het gevoel hebben dat ze het beter zelf kunnen doen, omdat het dan sneller en misschien ook wel beter zou gaan…
Je kunt legio redenen verzinnen waarom jij niet aan delegeren zou moeten doen. Maar… dat betekent wel dat al het werk op jouw schouders rust. En dat je wellicht niet toekomt aan die dingen waar je zelf goed in bent of de dingen die van je verwacht worden.
Eigen wijs
Onder het mom van ‘ik wil alles zelf doen en leren, dan weet ik waar ik het over heb’ houden veel mensen werkzaamheden bij zichzelf. Soms kun je ook niet intern delegeren, bijvoorbeeld als je geen samenwerkingspartners hebt. Heb je die wel, dan kan je de ander juist tekort doen als je geen gebruik maakt van zijn of haar kennis en vaardigheden. Daarnaast geef je de ander ook niet de mogelijkheid om misschien zelfs wel beter te worden in het uitvoeren van de betreffende werkzaamheden als jij alles oppakt. Geef mensen dus de ruimte om aan de slag te gaan met bepaalde werkzaamheden. En laat die persoon het dan doen op zijn of haar eigen manier. Want wie zegt dat alleen jouw werkwijze de beste is?!
Niet alleen het werk overdragen, ook de verantwoordelijkheid
Misschien voel je je ook wel schuldig als je iemand anders met een klus opzadelt. Het is inderdaad ook niet leuk om werkzaamheden te krijgen zonder dat je vervolgens ook de verantwoordelijkheid krijgt overgedragen. Als je wel op een project wordt gezet maar je mag vervolgens alleen doen wat anderen je opdragen, dan voelt het gedelegeerd krijgen van deze werkzaamheden misschien zelfs wel als een straf. Delegeer dus niet alleen een taak, geef de ander daar ook meteen autoriteit over. Daarmee verlies je overigens niet je eigen verantwoordelijkheid! Zorg er ook voor dat je de werkzaamheden helemaal overdraagt aan de ander. Houdt geen deeltaken voor jezelf achter alleen maar omdat je het zelf leuk vindt om te doen.
Hoe delegeren leuk wordt
Wil je weloverwogen delegeren? Dan helpen onderstaande vijf stappen je daarbij:
1. Breng het te delegeren takenpakket in kaart
Bepaald wat de werkzaamheden zijn die je aan de ander wilt overdragen. Of welke juist niet. Bepaald daarbij welke kennis nodig is om de werkzaamheden op te pakken, welke vaardigheden en ervaring gewenst is, de beschikbare tijd en je beschikbare budget.
2. Selecteer de juiste persoon om te delegeren
Bepaal aan de hand van je geselecteerde criteria welk persoon of welk bedrijf in aanmerking komt om je werkzaamheden aan over te dragen.
3. Risico analyse
Stel dat het fout gaat, wat dan? Schat van te voren het risico in van dingen die niet gaan zoals ze zouden moeten gaan. Zijn deze risico’s aanvaardbaar, of niet?
4. Delegatiegesprek
De perfecte manier om gedelegeerde werkzaamheden te laten mislukken is om ze botweg zonder enige toelichting bij de ander te dumpen. Neem de tijd om werkzaamheden over te dragen en bespreek onderstaande items;
-
- Wat de reden is dat je delegeert en waarom je juist aan deze partij delegeert.
- Duidelijk uitleggen wat de werkzaamheden zijn en wat je verwachtingen over het uitvoeren daarvan zijn.
- Welke faciliteiten er beschikbaar zijn of van welke faciliteiten kan men gebruik maken.
- Heel belangrijk is het aangeven van de kaders en de verantwoordelijkheden waarmee de taken gedelegeerd gaan worden. Geef ook aan in welke mate en op welke wijze jullie elkaar inlichten over de voortgang en eventueel controle van de uitgevoerde werkzaamheden.
- Spreek je vertrouwen uit en maak een vervolg afspraak om het ingeslagen traject te monitoren en eventueel bij te sturen.
5. Evaluatie
Laat eea niet rustig op zijn beloop! Evalueer tussentijds en bij de afronding van de werkzaamheden.
Kostenplaatje
Ben je ondernemer en schakel je een bedrijf in om werkzaamheden voor je te doen, dan hangt daar uiteraard een prijskaartje aan. Als dit je afschrikt kun je voor jezelf een berekening maken. Hoeveel tijd zou jij kwijt zijn met die klus (de ervaring leert dat je 1,5 keer meer tijd kwijt bent aan werkzaamheden dan je van te voren inschatte!) en vermenigvuldig dit met je eigen uurtarief. Nu weet je wat je zelf kost. Kijk vervolgens wat het je zou opleveren als je deze tijd had besteed aan je klanten of je product? Kijk hoe de kosten en baten zich verhouden en trek je conclusies!
