Waarvoor gebruik jij je vergaderingen? Om poppetjes te tekenen op de achterkant van de notulen, om uit te rusten of probeer je er iets nuttigs van te maken? Neem eens de tijd om met je collega’s en leidinggevende bewust jullie vergadergewoontes onder de loep te nemen. Dat kan niet alleen vergadertijd schelen, de vergaderingen worden er voor jou ook nog eens zinvoller en inspirerender van!

Ben jij je ervan bewust hoeveel dagen (ja, dagen…) je per maand aan het vergaderen bent? En weet je ook hoeveel je kost als je aan de vergadertafel zit. Pak je rekenmachine er maar eens bij. Vermenigvuldig het aantal uur dat je vergaderd met je uurloon en je hebt al een aardige indicatie.

25% vergadertijd
Uit onderzoek blijkt dat we ongeveer 35 uur per maand besteden aan overleggen, vergaderingen en besprekingen, zowel formeel als informeel. Een snelle rekensom geeft dan aan dat we dus gemiddeld bijna één werkweek per maand bezig zijn om ‘te luisteren, praten en meedenken’. Dan mag je vergadering wel een zinvolle invulling hebben…, toch?

Pak je eigen verantwoordelijkheid
Bij ieder overleg waarbij je aanschuift ben jij mede verantwoordelijk voor een zinvolle en nuttige invulling. Dit is dus niet alleen de taak van de voorzitter!

Ook jij hebt een belangrijke rol bij de waardevolle besteding van de vergadertijd. Daarnaast heb je er ook zelf voor gekozen om die werktijd te besteden aan de vergadering en niet om iets anders te gaan doen. Nu hoor ik je al denken; “Ja, maar al mijn vergaderingen zijn verplicht. Ik moet dus wel gaan”.

Het is natuurlijk lekker makkelijk om in de slachtofferrol te duiken. Maar daar word je zelf niet vrolijk van, en je mede vergadergenoten en de voorzitter ook niet. Vandaar dat we je graag tips geven om bewuste keuzes te maken rondom het fenomeen vergaderen. Ga met elkaar het gesprek eens aan over onderstaande punten;

1. Zijn we nuttig bezig?
Je dient niet te vergaderen omdat het toevallig tijd is om te vergaderen! Sommige wekelijkse vergaderingen zijn ooit ingesteld vanwege een reële behoefte aan overleg, maar hebben hun nut verloren.

Het ter discussie stellen van de zin van sommige vergaderingen kan heel effectief zijn: vergaderen is een middel om tot beslissingen te komen, maar het is geen doel op zich. Vraag je kritisch af of een vergadering wel echt nodig is. Zo ja, draag dan ook serieus je steentje bij.

2. Hoe meer zielen, hoe meer vreugd?
Het aantal koppen vergroot in veel gevallen de feestvreugde, maar dit geldt meestal niet tijdens vergaderingen! Wees kritisch over wie jullie voor welk agendapunt uitnodigen.

Neem in overweging of het mogelijk is om zelf slechts een deel van de vergadering bij te wonen. Na afhandeling van één of meerdere agendapunten verdwijnen je van tafel. Dit druist misschien in tegen je natuurlijke gevoel van: waar je aan begint, dat moet je ook afmaken. Maar het werkt uiteindelijk veel effectiever. Je bent actief betrokken bij slechts één of enkele onderwerpen waardoor je niet hoeft in te dutten bij de bespreking van zaken waarmee je toch niets van doen hebt.

3. Hebben we alle tijd?
Is het je opgevallen dat vergaderingen in de regel uitlopen maar dat ze slechts zelden eerder eindigen dan de vastgestelde eindtijd? We kletsen de tijd namelijk toch wel vol, blijkt in de praktijk. Zet per te bespreken onderwerp eens een eierwekker en stop met praten over het onderwerp als de eierwekker afgaat. Zien wat er dan gebeurt.

4. ???
Laatste vraag. Waarom duren vergaderingen altijd één uur en beginnen ze altijd op het hele of halve uur. Wat is er mis met een vergadering die om 10.05 uur begint en om 10.58 uur stopt?!

We zijn benieuwd naar jouw ervaringen en tips rondom vergaderen. Klik boven aan het artikel om een reactie achter te laten.

Meer prikkelende tips en eyeopeners over dit onderwerp? Die komen aan bod in de workshop ‘Tijd voor… een goede vergadering‘.

Leidinggeven, Team afspraken, Vergaderen