Zorg dat je de baas bent over je eigen Outlook, en dit programma maakt het je veel makkelijker om te werken. Dit ontdekten ook de twee winnaars van het uur gratis coaching die Zoo’n Training en Hoogendam Coaching hebben weggegeven.

Wil je ook met (meer) plezier werken door handig en makkelijk gebruik te maken van simpele Outlookmogelijkheden? Meldt je aan voor de speciale summercourse ‘Tijd voor… je Outlook” en lees wat de winnaars van de gratis coaching van dit voorproefje vonden.

“Eind mei hebben wij mogen genieten van de training gericht op efficiënt Outlook-gebruik van Zoo’n Training. Het eerste wat ons opviel was de enthousiaste en open houding van de trainster in kwestie, Bertine Zoon. Na een korte theoretische introductie werd direct overgestapt op een hands-on approach waarbij de individuele mailboxen onder de loep werden genomen.

Opschonen overvolle inboxen
Direct werden wij hier met de neus op de feiten gedrukt; overvolle inboxen, veel gelezen, maar onverwerkte mail, onoverzichtelijke of geen archief, voor eeuwig openstaande taken ed. Middels enkele kritische vragen triggerde Bertine ons om een grote opschoningsactie door te voeren vwb mailings ouder dan 2 maanden.

Outlook is een instrument, geen doel op zich
De training verschaft inzichten in enerzijds de achtergrond van ons huidige Outlook gebruik en anderzijds de voordelen van het aanleren van een nieuwe manier van werken met Outlook. Bertine leerde ons op een luchtige wijze quick wins in professionele effectiviteit te behalen door Outlook als instrument te zien ipv einddoel opzich. Voorbeeld van enkele praktische tips: gebruik van regels en waarschuwingen, archief, folderstructuur incl. lopende zaken, openstaande taken, inlassen mailbeantwoordingsuurtje en het uitschakelen van de mail pop-up.

Toegenomen efficiency
Enkele weken na het volgen van de training kunnen wij beamen dat onze efficiency is toegenomen. Bertine heeft ons enkele nuttige handvatten verschaft om Outlook als ‘onze secretaresse’ in te zetten ipv als veeleisende baas. Al met al zijn we erg blij geweest met de genoten training en we kunnen het een ieder dan ook van harte adviseren.

Nogmaals bedankt voor de training, we passen beiden nog steeds dagelijks de tips en tricks toe!”

Wouter en Roana
Accenture Health & Public Service

***

“Een paar jaar eerder had ik al een cursus gevolgd bij Heleen en Bertine over time management. Hier heb ik al veel nuttige tips opgedaan. Enkele zaken waren toch weer wat weggezakt en die heb ik nu met een ‘korte opfriscursus’ weer opgehaald.

Een volle inbox geeft druk
Tips die echt zijn blijven hangen, zijn het handiger omgaan met emails, zoals het ‘lijm aan je vinger principe’. Meteen beslissen wat je met een bericht gaat doen. Dit vind ik erg nuttig, want ik had toch sterk de neiging om een mail te lezen en te denken ‘daar moet ik nog een keer wat mee’ en vervolgens deze mail gewoon in mijn inbox te laten staan. Maar een volle inbox geeft druk. Het geeft me een gevoel dat ik nog veel te doen heb, maar niet eens meer precies weet wat, want mijn acties staan dan ergens verborgen in al die mails.

Alles duurt 2x langer dan je denkt…
Een eye opener was ook om mijn agenda door te nemen met Heleen van Hoogedam Coaching. Duidelijk werd dat mijn agenda al vrij vol stond, waardoor ik eigenlijk weinig ruimte had voor onverwachte taken die ‘tussendoor’ komen. En dat gebeurt toch wel dagelijks. Uit emails komen vaak acties voort en hiervoor had ik één uur per dag ingepland, maar eigenlijk zou dat al twee uur moeten zijn. Bovendien is het lastig om in te schatten hoe lang je met een actie bezig zult zijn. Hier kwam ik vaak niet mee uit. “Twee keer zo lang inplannen als dat je in 1^e instantie denkt”, zei Heleen. En natuurlijk de actie meteen doorplannen als het toch niet afkomt in die tijd.

Houden aan afspraak met mezelf
Voor mij is ook een leerpunt om me te houden aan de afspraken met mezelf; namelijk de acties ook daadwerkelijk uitvoeren op het moment dat ze staan ingepland in mijn agenda. En me niet laten verleiden door op die tijdstippen toch weer een afspraak met iemand tussendoor te plannen.

Het is me intussen aardig gelukt om me aan de geleerde basisprincipes te houden en als ik merk dat het weer wegzakt, vraag ik gewoon weer een opfriscursus aan!”

Natalie
PsyQ Psycho-medische programma’s

E-mail / Outlook, GRATIS workshop, Organizing, Plannen, Rust in je hoofd, Tips

Wat is er mooier dan een nieuwe dag te beginnen met een lastige opdracht? Oké, het klinkt in eerste instantie wellicht niet als het meest geweldige begin van je ochtend. Soms moet je echter even verder kijken om je te realiseren dat je eigenlijk geen betere start van de dag kunt maken…

Ook jij hebt vast een aantal dingen die je op wilt pakken maar die je maar voor je uit blijft schuiven. Werkzaamheden waar je tegenop ziet omdat je er bijvoorbeeld onbekend mee bent, omdat je het lastig vindt of omdat je het idee hebt het niet goed (genoeg) te kunnen. Of omdat je er gewoon geen zin in hebt. Klussen waarvan je denkt; nu even niet…

Vooruit schuiven
Zo hebben we allemaal zaken die we al dagen en misschien zelfs weken of langer voor ons uit aan het schuiven zijn. Dit gedrag heeft een officiële naam; uitstel gedrag! Je bent aan het uitstellen door niet te doen wat je wilt doen. En daar word je op de langere termijn eigenlijk helemaal niet gelukkig van. Onbewust blijft namelijk in je hoofd hangen dat je die ene klus nog op moet pakken. En dat vreet energie, maakt dat je je schuldig voelt omdat je iets niet doet wat je toch wilt doen en uitstellen zorgt voor stress.

Doe waar je tegenop ziet!
Gelukkig is er een oplossing om dagelijks te doen wat je wit doen; begin je dag met datgene op te pakken wat je het meest lastig vindt of waar je geen zin in hebt. Als je toch iets moet doen waar je eigenlijk als een berg tegenop ziet, doe het dan meteen in plaats van er de hele dag tegenaan te kijken. Pak je de werkzaamheden direct op dan ben je er aan het begin van de dag ook meteen weer vanaf.

Laat je niet afleiden
Laat je dus niet afleiden door eerst met andere, leukere, klussen te beginnen, maar pak direct aan het begin van je dag één ‘vervelend’ ding op die je vandaag wilt afhandelen. Bijt je erin vast zodat je de hele verdere dag volop kunt besteden aan al die dingen die je wel leuk vindt om te doen. Zo heb je die vervelende taak heerlijk weggewerkt en draag je zelf ook nog eens heel gemakkelijk bij aan je eigen geluk. Hoe lekker voet dat?!

Actie; doen wat je wilt doen, Plannen, Rust in je hoofd, Tips, Uitstelgedrag

Wil je niet de hele tijd gestoord worden als je achter je PC of laptop aan het werken bent? Zet dan de icoontjes en geluiden uit die aangeven dat je zojuist een nieuwe e-mail hebt ontvangen. Het instellen kost je amper twee minuten en je houdt er dagelijks tijd mee over!

Vaak zijn we zo nieuwsgierig dat we elke seconde van de dag willen weten of we een nieuw berichtje hebben. Outlook speelt daar handig op in. Het programma biedt diverse mogelijkheden aan om je te laten weten dat je een ongelezen bericht in je inbox hebt.

Afleiders
Lukt het jouw om het tekstbalkje te negeren dat rechts onder in je beeldscherm verschijnt om een nieuwe e-mail aan te kondigen? Werk je ongestoord door als er een geluid klinkt op het moment dat iemand je een e-mail heeft gestuurd? Knap als je bij zulke verstoringen gewoon verder kunt werken zonder afgeleid te zijn.

Meldingen van nieuwe e-mail lijken kleine verstoringen die geen kwaad kunnen. Helaas, ze halen je meer uit je concentratie dan je wellicht zou verwachten! Je aandacht wordt toch voor een paar seconden naar de tekst of het geluid getrokken. Ga je vervolgens weer verder met waarmee je bezig bent, dan moeten je hersenen toch weer even omschakelen. Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten.

Zet je melding nieuwe e-mail dan ook gewoon uit als je ongestoord wilt werken en lees alleen op een paar vaste momenten per dag je e-mail op een moment dat het jou uitkomt!

Uitzetten!
Meteen je melding nieuwe e-mail in Outlook uitzetten? We vertellen je hoe:

Ga naar Extra, Opties, Voorkeuren, E-mails, E-mail opties, Geavanceerde opties en haal alle vinkjes weg onder ‘bij het ontvangen van nieuwe items in mijn postvak in’.

Zo, jij wordt niet meer gestoord!

Actie; doen wat je wilt doen, E-mail / Outlook, Tips

Vraag jij nog regelmatig een visitekaartje of geef je ze zelf graag weg? En bewaar je deze stukjes papier vervolgens? Beetje ouderwets hoor! Maak handig gebruik van sociale media om makkelijk je contacten te onderhouden.

Visitekaartjes hebben een aantal nadelen; ze raken vaak zoek en de informatie die erop staat kan snel verouderen. Blijkt je contactpersoon bijvoorbeeld ineens een andere functie te hebben. Of je hebt zelf een nieuw Twitter account dat je graag wereldkundig maakt. Moet je dan meteen nieuwe visitekaartjes laten drukken?

Altijd up-to-date
Er zijn slimmere manieren om altijd over de laatste informatie te beschikken en om je eigen laatste informatie aan je netwerk door te geven. Door bijvoorbeeld gebruik te maken van sociale netwerk sites zoals LinkedIn. Nodig de gever van je nieuw verkregen visitekaartje direct uit voor je netwerk en je voorkomt dat je ooit zijn of haar zakelijke gegevens kwijt raakt.

QuickMark app
Als je nog een stap verder wilt, kun je op je eigen visitekaartje een QuickMark code plaatsen. Dat zijn van die rare vierkante zwart/wit plaatjes die je smartphone kan scannen en waarna de informatie van je visitekaartje beschikbaar wordt. Deze QuickMark/QP code apps zijn er voor bijna iedere smartphone.

Nog meer voordelen
Werk je met ‘digitale visitekaartjes’ dan heeft dat als bijkomend voordeel dat je altijd bij deze informatie kunt, waar je ook werkt. Je hoeft alleen maar in te loggen om de laatste gegevens in te kunnen zien en niet ergens tussen je spullen te zoeken naar papieren visitekaartjes. Daarnaast is het een makkelijke en laagdrempelige manier om contacten te onderhouden of weer op te pakken.

Zoo’n sociaal netwerk
Digitaal Sociaal Netwerken met Zoo’n Training? Je kunt me vinden op Twitter en LinkedIn!

Communicatie, Organizing, Tips