Allemaal hebben we het wel eens; je voelt de hete adem van je leidinggevende in je nek of je hebt jezelf onder tijdsdruk gezet. En dus moet je keihard werken om die ene deadline te halen. Maar, waarom doen we onszelf dit aan? Kan het ook anders? Misschien helpen wat Afrikaanse inzichten om zo nu en dan te relativeren.

Geen klok, geen papieren- of digitale agenda. Op het Afrikaanse continent hebben ze een hele andere perceptie bij het verstrijken van de tijd. Zo vroeg ik op het platteland een klein ventje naar zijn leeftijd. ‘Veertien’ zei hij stellig. Gezien zijn postuur leek me dat een beetje oud, maar zijn vriendjes bevestigden het. ‘Ja hoor, hij is echt veertien. We hebben net voor de veertiende keer geoogst.’ Later hoorde ik dat de boeren in dat gebied twee keer oogsten in wat wij een jaar noemen.

Mooie dag
Leven zonder tijd maar op het ritme van de opkomende en ondergaande zon lijkt misschien heerlijk. Weg werkdruk, spanning en stress. Maar dat is natuurlijk zeker niet altijd het geval. Veel mensen zijn dagelijks heel hard bezig met het leven, door proberen te overleven. Familieleden en vee hebben immers eten en drinken nodig, en dat is niet altijd vanzelfsprekend voorradig. Een mama die ’s avonds tevreden voor haar lemen huis leek te zitten vroeg ik of ze een goede dag had gehad. ‘Maar natuurlijk, vandaag hebben we allemaal gegeten en er is niemand overleden…’

Relativeren
Ik vertel dit verhaal vaker aan mensen en meestal maakt het antwoord van deze dame aardige indruk. Mij helpt het de waan van alledag een beetje te relativeren. Want, wat gebeurt er werkelijk als je je klus een dag later afrond? Of als je een kwartier later op je afspraak komt.

Bepaal zelf
Natuurlijk, afspraken zijn er om na te komen. Maar aangezien we de meeste afspraken als mens zelf hebben gemaakt, kunnen we ook kritisch kijken naar de haalbaarheid. Hiermee wil ik absoluut niet stimuleren om ‘maar wat te doen wanneer het je uitkomt’. Maar wel om te bepalen wat op dat moment echt belangrijk (voor je) is. Is die afspraak echt zo urgent dat je je er helemaal voor over de kop moet werken? Of is het morgen ook een mooie dag om ermee verder te gaan?

Aan jou de keuze…

Actie; doen wat je wilt doen, Plannen, Rust in je hoofd, Tips

Multitasken… Kunnen we het nu wel of niet? En is het erg als blijkt dat we er helemaal niet goed in zijn of zijn er andere manieren om sneller en secuurder te werken?

Bas van Dalen heeft Zoo’n Training in zijn radio ochtendprogramma op KinkFM geïnterviewd over dit onderwerp. Als je luistert weet je precies hoe je zelf slimmer en met meer plezier kunt werken (en het zal je niet verbazen; dat is juist niet door te multitasken)!

Actie; doen wat je wilt doen, Organizing, Plannen, Rust in je hoofd, Tips

Iets om je bewust van je zijn, en wat je helemaal zelf in de hand hebt; de lengte van je emails. De hoeveelheid woorden die je in je eigen email gebruikt is namelijk bepalend voor de hoeveelheid berichten die je vervolgens terug krijgt. Zijn je berichten te lang of te kort, dan roepen ze alleen maar vragen op. Zorg dus voor de juiste lengte!

Voor een groot gedeelte creëer je zelf een uitpuilende inbox. Als je onduidelijke berichten verstuurt dan gaan anderen je juist mailen om je om duidelijkheid te vragen. Stuur dus niet ‘even snel’ een berichtje maar maak er ook geen boekwerk van. Denk voor het versturen even goed na over de inhoud van je bericht; is het duidelijk wat je wilt vertellen, geef je duidelijk antwoord op de vraag of is duidelijk wat je van de ander verwacht?

Te kort
Stel, in je inbox verschijnt het volgende bericht: ‘Heb je berichtje gelezen’. Kun je hier dan iets mee? Bij mij komen er alleen maar vragen naar boven; is er ook iets gedaan met mijn bericht, zijn er nog vragen over, … En dus stuur ik een email terug om te vragen om verduidelijking. Anders zou het zijn als het bericht de boodschap ‘Ik heb je bericht afgehandeld’ bevat. Helder, toch?

Korte berichten zijn dus niet per definitie verkeerd. Zorg er alleen wel voor dat ze relevante informatie bevatten.

Te lang
Volgens de etiquette dient een email er hetzelfde uit te zien als een brief; aanhef, drie alinea’s (inleiding, uitschrijven onderwerp, wat verwacht je van de ander) en afsluiting. Mijn ervaring is ook dat dit een hele heldere manier van communiceren is. Echter, hoe kernachtiger je je bericht weet te formuleren, hoe groter de kans is dat de ander ermee aan de slag gaat en je van een reactie voorziet. Grote stukken tekst worden vaak niet helemaal gelezen. Wil je veel info kwijt, dan kun je beter doorverwijzen naar een bijlage. Nog beter; loop even langs of bel om je verhaal toe te lichten.

Tip
Snel een kort berichtje aan iemand sturen (omdat de lunch klaar staat, omdat je later bent)? Tik dan alleen tekst in de onderwerpregel en begin die met een *. Dan weet de ander dat er geen tekst in de email zelf staat. *Wel zo makkelijk en snel!

Schrijf je in!
Outlook vóór je laten werken en niet tegen je? Volg onze workshop op woensdagavond 7 december 2011!

Communicatie, E-mail / Outlook, Team afspraken, Tips

Zorg dat je de baas bent over je eigen Outlook, en dit programma maakt het je veel makkelijker om te werken. Dit ontdekten ook de twee winnaars van het uur gratis coaching die Zoo’n Training en Hoogendam Coaching hebben weggegeven.

Wil je ook met (meer) plezier werken door handig en makkelijk gebruik te maken van simpele Outlookmogelijkheden? Meldt je aan voor de speciale summercourse ‘Tijd voor… je Outlook” en lees wat de winnaars van de gratis coaching van dit voorproefje vonden.

“Eind mei hebben wij mogen genieten van de training gericht op efficiënt Outlook-gebruik van Zoo’n Training. Het eerste wat ons opviel was de enthousiaste en open houding van de trainster in kwestie, Bertine Zoon. Na een korte theoretische introductie werd direct overgestapt op een hands-on approach waarbij de individuele mailboxen onder de loep werden genomen.

Opschonen overvolle inboxen
Direct werden wij hier met de neus op de feiten gedrukt; overvolle inboxen, veel gelezen, maar onverwerkte mail, onoverzichtelijke of geen archief, voor eeuwig openstaande taken ed. Middels enkele kritische vragen triggerde Bertine ons om een grote opschoningsactie door te voeren vwb mailings ouder dan 2 maanden.

Outlook is een instrument, geen doel op zich
De training verschaft inzichten in enerzijds de achtergrond van ons huidige Outlook gebruik en anderzijds de voordelen van het aanleren van een nieuwe manier van werken met Outlook. Bertine leerde ons op een luchtige wijze quick wins in professionele effectiviteit te behalen door Outlook als instrument te zien ipv einddoel opzich. Voorbeeld van enkele praktische tips: gebruik van regels en waarschuwingen, archief, folderstructuur incl. lopende zaken, openstaande taken, inlassen mailbeantwoordingsuurtje en het uitschakelen van de mail pop-up.

Toegenomen efficiency
Enkele weken na het volgen van de training kunnen wij beamen dat onze efficiency is toegenomen. Bertine heeft ons enkele nuttige handvatten verschaft om Outlook als ‘onze secretaresse’ in te zetten ipv als veeleisende baas. Al met al zijn we erg blij geweest met de genoten training en we kunnen het een ieder dan ook van harte adviseren.

Nogmaals bedankt voor de training, we passen beiden nog steeds dagelijks de tips en tricks toe!”

Wouter en Roana
Accenture Health & Public Service

***

“Een paar jaar eerder had ik al een cursus gevolgd bij Heleen en Bertine over time management. Hier heb ik al veel nuttige tips opgedaan. Enkele zaken waren toch weer wat weggezakt en die heb ik nu met een ‘korte opfriscursus’ weer opgehaald.

Een volle inbox geeft druk
Tips die echt zijn blijven hangen, zijn het handiger omgaan met emails, zoals het ‘lijm aan je vinger principe’. Meteen beslissen wat je met een bericht gaat doen. Dit vind ik erg nuttig, want ik had toch sterk de neiging om een mail te lezen en te denken ‘daar moet ik nog een keer wat mee’ en vervolgens deze mail gewoon in mijn inbox te laten staan. Maar een volle inbox geeft druk. Het geeft me een gevoel dat ik nog veel te doen heb, maar niet eens meer precies weet wat, want mijn acties staan dan ergens verborgen in al die mails.

Alles duurt 2x langer dan je denkt…
Een eye opener was ook om mijn agenda door te nemen met Heleen van Hoogedam Coaching. Duidelijk werd dat mijn agenda al vrij vol stond, waardoor ik eigenlijk weinig ruimte had voor onverwachte taken die ‘tussendoor’ komen. En dat gebeurt toch wel dagelijks. Uit emails komen vaak acties voort en hiervoor had ik één uur per dag ingepland, maar eigenlijk zou dat al twee uur moeten zijn. Bovendien is het lastig om in te schatten hoe lang je met een actie bezig zult zijn. Hier kwam ik vaak niet mee uit. “Twee keer zo lang inplannen als dat je in 1^e instantie denkt”, zei Heleen. En natuurlijk de actie meteen doorplannen als het toch niet afkomt in die tijd.

Houden aan afspraak met mezelf
Voor mij is ook een leerpunt om me te houden aan de afspraken met mezelf; namelijk de acties ook daadwerkelijk uitvoeren op het moment dat ze staan ingepland in mijn agenda. En me niet laten verleiden door op die tijdstippen toch weer een afspraak met iemand tussendoor te plannen.

Het is me intussen aardig gelukt om me aan de geleerde basisprincipes te houden en als ik merk dat het weer wegzakt, vraag ik gewoon weer een opfriscursus aan!”

Natalie
PsyQ Psycho-medische programma’s

E-mail / Outlook, GRATIS workshop, Organizing, Plannen, Rust in je hoofd, Tips