Iets om je bewust van je zijn, en wat je helemaal zelf in de hand hebt; de lengte van je emails. De hoeveelheid woorden die je in je eigen email gebruikt is namelijk bepalend voor de hoeveelheid berichten die je vervolgens terug krijgt. Zijn je berichten te lang of te kort, dan roepen ze alleen maar vragen op. Zorg dus voor de juiste lengte!

Voor een groot gedeelte creëer je zelf een uitpuilende inbox. Als je onduidelijke berichten verstuurt dan gaan anderen je juist mailen om je om duidelijkheid te vragen. Stuur dus niet ‘even snel’ een berichtje maar maak er ook geen boekwerk van. Denk voor het versturen even goed na over de inhoud van je bericht; is het duidelijk wat je wilt vertellen, geef je duidelijk antwoord op de vraag of is duidelijk wat je van de ander verwacht?

Te kort
Stel, in je inbox verschijnt het volgende bericht: ‘Heb je berichtje gelezen’. Kun je hier dan iets mee? Bij mij komen er alleen maar vragen naar boven; is er ook iets gedaan met mijn bericht, zijn er nog vragen over, … En dus stuur ik een email terug om te vragen om verduidelijking. Anders zou het zijn als het bericht de boodschap ‘Ik heb je bericht afgehandeld’ bevat. Helder, toch?

Korte berichten zijn dus niet per definitie verkeerd. Zorg er alleen wel voor dat ze relevante informatie bevatten.

Te lang
Volgens de etiquette dient een email er hetzelfde uit te zien als een brief; aanhef, drie alinea’s (inleiding, uitschrijven onderwerp, wat verwacht je van de ander) en afsluiting. Mijn ervaring is ook dat dit een hele heldere manier van communiceren is. Echter, hoe kernachtiger je je bericht weet te formuleren, hoe groter de kans is dat de ander ermee aan de slag gaat en je van een reactie voorziet. Grote stukken tekst worden vaak niet helemaal gelezen. Wil je veel info kwijt, dan kun je beter doorverwijzen naar een bijlage. Nog beter; loop even langs of bel om je verhaal toe te lichten.

Tip
Snel een kort berichtje aan iemand sturen (omdat de lunch klaar staat, omdat je later bent)? Tik dan alleen tekst in de onderwerpregel en begin die met een *. Dan weet de ander dat er geen tekst in de email zelf staat. *Wel zo makkelijk en snel!

Schrijf je in!
Outlook vóór je laten werken en niet tegen je? Volg onze workshop op woensdagavond 7 december 2011!

Communicatie, E-mail / Outlook, Team afspraken, Tips

Een (ernstig) zieke collega op de afdeling kan heel beladen zijn. Want ja, wat kan je tegen die persoon zeggen, wat kan je van die persoon verwachten en op welke manier kan je hulp aanbieden? Het negeren van de collega en de ziekte is in ieder geval de slechtste optie.

In de nieuwe workshop ‘Tijd voor… onze collega’ vertellen we hoe je wel prettig om kunt gaan met een collega die ziek is.

Niet alleen voor jou kan het lastig zijn als een zieke collega na (lange) afwezigheid weer gaat werken. Ook voor de zieke collega is het vaak spannend om terug te keren op de werkplek. Het zelfde geldt voor een collega die te maken heeft met iemand die overleden is.

Gezocht; steun van collega’s
Het ontbreken van steun van de collega’s en leidinggevende en onbegrip zijn twee belangrijke redenen waarom terugkerende collega’s met een ziekte uitvallen. En dat is juist net niet wat we willen! Met een beetje moeite kan ook jij je collega juist tot steun zijn.

Gevonden; steun van collega’s!
Tip; duik niet op de betreffende collega maar doe ook niet alsof er niets aan de hand is. Probeer een middenweg te vinden. Als je dat lastig vindt kan je natuurlijk altijd aan de betreffende collega vragen of hij of zij hulp wenst en zo ja welke; een luisterend oor, advies of misschien is er op dat moment alleen behoefte aan een bak koffie. Het is ook goed om als groep collega’s te spreken over de situatie.

Bedenk in ieder geval hoe je zelf zou willen dat je collega’s met je omgaan als je ziek zou zijn. Blijf je het lastig vinden om met je collega over de situatie te praten, dan is het goed om te zeggen dat je de situatie moeilijk vind. Het lucht je wellicht op en je hebt ook op jouw manier je betrokkenheid getoond.

Meer praktische ondersteuning en tip?
Wij komen graag bij jullie team langs om de vier uur durende workshop ‘Tijd voor… onze collega’ te geven. We geven jullie volop tips en gaan ook praktisch aan de slag met je eigen rol binnen de situatie. Klik hier voor meer info.

Communicatie, Leidinggeven, Team afspraken, Tips

Waarvoor gebruik jij je vergaderingen? Om poppetjes te tekenen op de achterkant van de notulen, om uit te rusten of probeer je er iets nuttigs van te maken? Neem eens de tijd om met je collega’s en leidinggevende bewust jullie vergadergewoontes onder de loep te nemen. Dat kan niet alleen vergadertijd schelen, de vergaderingen worden er voor jou ook nog eens zinvoller en inspirerender van!

Ben jij je ervan bewust hoeveel dagen (ja, dagen…) je per maand aan het vergaderen bent? En weet je ook hoeveel je kost als je aan de vergadertafel zit. Pak je rekenmachine er maar eens bij. Vermenigvuldig het aantal uur dat je vergaderd met je uurloon en je hebt al een aardige indicatie.

25% vergadertijd
Uit onderzoek blijkt dat we ongeveer 35 uur per maand besteden aan overleggen, vergaderingen en besprekingen, zowel formeel als informeel. Een snelle rekensom geeft dan aan dat we dus gemiddeld bijna één werkweek per maand bezig zijn om ‘te luisteren, praten en meedenken’. Dan mag je vergadering wel een zinvolle invulling hebben…, toch?

Pak je eigen verantwoordelijkheid
Bij ieder overleg waarbij je aanschuift ben jij mede verantwoordelijk voor een zinvolle en nuttige invulling. Dit is dus niet alleen de taak van de voorzitter!

Ook jij hebt een belangrijke rol bij de waardevolle besteding van de vergadertijd. Daarnaast heb je er ook zelf voor gekozen om die werktijd te besteden aan de vergadering en niet om iets anders te gaan doen. Nu hoor ik je al denken; “Ja, maar al mijn vergaderingen zijn verplicht. Ik moet dus wel gaan”.

Het is natuurlijk lekker makkelijk om in de slachtofferrol te duiken. Maar daar word je zelf niet vrolijk van, en je mede vergadergenoten en de voorzitter ook niet. Vandaar dat we je graag tips geven om bewuste keuzes te maken rondom het fenomeen vergaderen. Ga met elkaar het gesprek eens aan over onderstaande punten;

1. Zijn we nuttig bezig?
Je dient niet te vergaderen omdat het toevallig tijd is om te vergaderen! Sommige wekelijkse vergaderingen zijn ooit ingesteld vanwege een reële behoefte aan overleg, maar hebben hun nut verloren.

Het ter discussie stellen van de zin van sommige vergaderingen kan heel effectief zijn: vergaderen is een middel om tot beslissingen te komen, maar het is geen doel op zich. Vraag je kritisch af of een vergadering wel echt nodig is. Zo ja, draag dan ook serieus je steentje bij.

2. Hoe meer zielen, hoe meer vreugd?
Het aantal koppen vergroot in veel gevallen de feestvreugde, maar dit geldt meestal niet tijdens vergaderingen! Wees kritisch over wie jullie voor welk agendapunt uitnodigen.

Neem in overweging of het mogelijk is om zelf slechts een deel van de vergadering bij te wonen. Na afhandeling van één of meerdere agendapunten verdwijnen je van tafel. Dit druist misschien in tegen je natuurlijke gevoel van: waar je aan begint, dat moet je ook afmaken. Maar het werkt uiteindelijk veel effectiever. Je bent actief betrokken bij slechts één of enkele onderwerpen waardoor je niet hoeft in te dutten bij de bespreking van zaken waarmee je toch niets van doen hebt.

3. Hebben we alle tijd?
Is het je opgevallen dat vergaderingen in de regel uitlopen maar dat ze slechts zelden eerder eindigen dan de vastgestelde eindtijd? We kletsen de tijd namelijk toch wel vol, blijkt in de praktijk. Zet per te bespreken onderwerp eens een eierwekker en stop met praten over het onderwerp als de eierwekker afgaat. Zien wat er dan gebeurt.

4. ???
Laatste vraag. Waarom duren vergaderingen altijd één uur en beginnen ze altijd op het hele of halve uur. Wat is er mis met een vergadering die om 10.05 uur begint en om 10.58 uur stopt?!

We zijn benieuwd naar jouw ervaringen en tips rondom vergaderen. Klik boven aan het artikel om een reactie achter te laten.

Meer prikkelende tips en eyeopeners over dit onderwerp? Die komen aan bod in de workshop ‘Tijd voor… een goede vergadering‘.

Leidinggeven, Team afspraken, Vergaderen

“Eigenlijk ga ik liever niet op vakantie. Ik raak nu al gestrest van wat ik bij terugkomst op het werk ga aantreffen.” Misschien ook voor jou wel een herkenbare gedachte? Een aankomende vakantie leidt bij veel mensen tot extra werkstress doordat veel mensen worstelen met het overdragen van werkzaamheden aan een ander. Een paar tips waarmee je met een gerust hart op vakantie kunt.

Eenduidigheid in werken
Zolang iedereen gewoon zijn eigen werk doet valt het niet op dat iedereen zijn bestanden op een andere schijf opslaat, anders omgaat met zijn ‘to do lijst’ of op een andere manier archiveert. Het wordt anders als we voor elkaar gaan waarnemen. Documenten kunnen niet gevonden worden, adressen van belangrijke klanten zijn kwijt en deadlines worden vergeten.

Dit valt voor een groot deel te voorkomen om van te voren binnen het team afspraken te maken over de manier waarop jullie werken en archiveren. Maak hier dus afspraken over tijdens bijvoorbeeld het werkoverleg. Wie bewaart wat en op welke manier, waar zijn lopende werkzaamheden terug te vinden en worden bijvoobeeld adressenbestanden centraal of indvidueel bewaard.

Pro-actief
Goed en eenduidig organiseren van het werk is dus belangrijk voor een succesvolle werkoverdracht. Daarnaast vinden we overdragen soms ook gewoon moeilijk. Je hebt bijvoorbeeld het gevoel dat alleen jij de aangewezen persoon bent om die bepaalde actie te ondernemen.

Hierdoor heb je wellicht ook niet eerder de tijd genomen om anderen in te lichten over de manier waarop jij die werkzaamheden oppakt. Als je er dan niet bent weet ook niemand hoe dat specifieke onderdeel werkt. Het kan ook zo zijn dat je zelf niet voldoende pro-actief aan de slag bent geweest. Kon je echt niet inschatten dat die grote klant juist in jouw vakantie een offerte gaat plaatsen?

Realiseer je dat het werk ook door moet draaien als je er niet bent en investeer tijd om je collega’s wegwijs te maken in jouw werkzaamheden.

Nog een aantal tips
Wil je echt ontspannen op vakantie en ook nog eens relaxed terugkomen; vergeet dan dit niet;

• Begin op tijd met het afbouwen van je werkzaamheden; neem er op het laatste moment geen extra klussen bij.
• Plan ruim voor je vakantie een moment in om je werkzaamheden over te dragen.
• Vergeet niet je afwezigheidassistent in je e-mail aan te zetten!
• Vraag achteraf aan je collega’s hoe het overnemen is verlopen, hieruit kunnen zinvolle verbeterpunten komen.

Vasthouden vakantiegevoel
Voorkom dat jij zelf of je team tegen de vakanties opziet en dat het vakantiegevoel eenmaal terug op het werk meteen over is door de stapels achterstanden die er te vinden zijn. Meld je team nu aan voor de vier uur durende workshop Tijd voor… vakantie! We maken gezamenlijk afspraken over het organiseren van het werk, het stellen van prioriteiten en werkoverdracht en je krijgt daarnaast een heleboel praktische tips. Zodat jij, of je team, deze zomer met een gerust hart op vakantie kunnen.

p.s. natuurlijk heb je ook de rest van het jaar veel profijt van de workshop!

Plannen, Team afspraken, Werkoverdracht