Wat is er mooier dan een nieuwe dag te beginnen met een lastige opdracht? Oké, het klinkt in eerste instantie wellicht niet als het meest geweldige begin van je ochtend. Soms moet je echter even verder kijken om je te realiseren dat je eigenlijk geen betere start van de dag kunt maken…

Ook jij hebt vast een aantal dingen die je op wilt pakken maar die je maar voor je uit blijft schuiven. Werkzaamheden waar je tegenop ziet omdat je er bijvoorbeeld onbekend mee bent, omdat je het lastig vindt of omdat je het idee hebt het niet goed (genoeg) te kunnen. Of omdat je er gewoon geen zin in hebt. Klussen waarvan je denkt; nu even niet…

Vooruit schuiven
Zo hebben we allemaal zaken die we al dagen en misschien zelfs weken of langer voor ons uit aan het schuiven zijn. Dit gedrag heeft een officiële naam; uitstel gedrag! Je bent aan het uitstellen door niet te doen wat je wilt doen. En daar word je op de langere termijn eigenlijk helemaal niet gelukkig van. Onbewust blijft namelijk in je hoofd hangen dat je die ene klus nog op moet pakken. En dat vreet energie, maakt dat je je schuldig voelt omdat je iets niet doet wat je toch wilt doen en uitstellen zorgt voor stress.

Doe waar je tegenop ziet!
Gelukkig is er een oplossing om dagelijks te doen wat je wit doen; begin je dag met datgene op te pakken wat je het meest lastig vindt of waar je geen zin in hebt. Als je toch iets moet doen waar je eigenlijk als een berg tegenop ziet, doe het dan meteen in plaats van er de hele dag tegenaan te kijken. Pak je de werkzaamheden direct op dan ben je er aan het begin van de dag ook meteen weer vanaf.

Laat je niet afleiden
Laat je dus niet afleiden door eerst met andere, leukere, klussen te beginnen, maar pak direct aan het begin van je dag één ‘vervelend’ ding op die je vandaag wilt afhandelen. Bijt je erin vast zodat je de hele verdere dag volop kunt besteden aan al die dingen die je wel leuk vindt om te doen. Zo heb je die vervelende taak heerlijk weggewerkt en draag je zelf ook nog eens heel gemakkelijk bij aan je eigen geluk. Hoe lekker voet dat?!

Actie; doen wat je wilt doen, Plannen, Rust in je hoofd, Tips, Uitstelgedrag

Je ‘to do’ of takenlijst lijkt niet het meest sexy onderwerp om aandacht aan te besteden. Ten onrechte! Een goede takenlijst zorgt voor minder stress, meer overzicht, pro actiever werken en meer werkplezier. Maar dan moet je wellicht wel eerst een paar (kleine) stappen nemen…

Hoeveel ‘to do’ lijsten heb jij?
Misschien heb je taken op verschillende papiertjes staan, of in een to do block, misschien in je digitale takenlijst, op geeltjes, in je telefoon of e-mail, in notulen? En vergeet vooral niet al die werkzaamheden die je nog wilt doen en die (continue) in je hoofd zitten.

Waarschijnlijk heb je zowel thuis als op het werk verschillende plekken waar je een overzicht bewaart van dingen die je nog wilt doen. Inventariseer om te beginnen eens hoeveel to do of takenlijsten je eigenlijk hebt. Schrik niet, het kunnen er zo meer dan acht (!) zijn…

Wat staat er nu op je takenlijst?
Heb jij ooit echt een kritische blik geworpen op je takenlijst? Nee (of als het alweer even gelden is dat je dit gedaan hebt); pak al je takenlijsten er dan bij. Kijk eens goed naar wat je ziet… Wat voor taken heb je erop staan. Hoe lang staan deze taken er al op. Motiveren de taken om je aan de slag te gaan. Weet je sowieso nog wat je bedoelde toen je de actie opschreef.

Mag ik een voorzichtige conclusie trekken?

Koester je takenlijst; het zorgt voor minder stress
Als je bovenstaande ziet is het tijd geworden om je takenlijst serieus te nemen, om het te zien als een waardevolle ondersteuning om meer proactief en met meer plezier te werken. Daarnaast kan het je een boel stress voorkomen.

Door op èèn vaste plek alles op te schijven wat je nog wilt doen houd je overzicht en voorkom je dat je hoofd overloopt met losse eindjes. Maar, hoe vul je je takenlijst nu zo dat je er ook daadwerkelijk mee aan de slag gaat?

Deel projecten op in kleine acties
Als jij op je takenlijst hebt staan ‘woonkamer verven’, hoe groot is dan de kans dat jij op zaterdagmiddag eens lekker aan deze taak gaat beginnen? Wellicht niet zo groot. Het verven van de woonkamer is namelijk een project, die je alleen kunt realiseren door het uitvoeren van kleinere acties.

Het is de kunst om juist die kleine (deel)taken op je takenlijst te zetten. Zoals ‘muurverf halen bij de schilder’ en ‘Peter bellen om te helpen met verven’. Dit zijn kleine overzichtelijke klussen die duidelijk aangeven wat je moet doen. Deel een grote klus dus op in kleine, behapbare, onderdelen.

Vage acties voer je niet uit, concrete wel
‘Workshop organiseren’ is een actie die te vaag omschreven is waardoor het teveel (denk)werk kost om even op te pakken. Zeker als er nog andere dingen zijn die je op wilt pakken zal het niet je voorkeur hebben om met een ‘vage actie’ aan de slag te gaan. Schijf voor jezelf dus helder op wat je moet doen.

Nooit je deadline meer vergeten!
Aan jou is de keuze of je èèn to do lijst hebt op papier, of digitaal. Kies wat jij prettig vindt werken. Groot voordeel van de digitale takenlijst in Outlook / Lotus Notes is dat je kunt werken met een einddatum. Die je niet zelf in de gaten hoeft te houden. Vooraf kun je aangeven wanneer je met de taak aan de slag wilt. Het systeem geeft dan op het door jou gekozen tijdstip een herinnering. Zie het maar als je gratis digitale privé secretaresse die je zekere helpt om je hoofd leeg te houden!

Kies je overigens voor een papieren takenlijst, dan mag die best leuk uit zien.

Natuurlijk kunnen we je nog meer praktische tips rondom het plannen van je werkzaamheden of het toepassen van Outlook mogelijkheden geven tijdens onze workshops en individuele coaching.

Actie; doen wat je wilt doen, Algemeen, Plannen, Rust in je hoofd

“Eigenlijk ga ik liever niet op vakantie. Ik raak nu al gestrest van wat ik bij terugkomst op het werk ga aantreffen.” Misschien ook voor jou wel een herkenbare gedachte? Een aankomende vakantie leidt bij veel mensen tot extra werkstress doordat veel mensen worstelen met het overdragen van werkzaamheden aan een ander. Een paar tips waarmee je met een gerust hart op vakantie kunt.

Eenduidigheid in werken
Zolang iedereen gewoon zijn eigen werk doet valt het niet op dat iedereen zijn bestanden op een andere schijf opslaat, anders omgaat met zijn ‘to do lijst’ of op een andere manier archiveert. Het wordt anders als we voor elkaar gaan waarnemen. Documenten kunnen niet gevonden worden, adressen van belangrijke klanten zijn kwijt en deadlines worden vergeten.

Dit valt voor een groot deel te voorkomen om van te voren binnen het team afspraken te maken over de manier waarop jullie werken en archiveren. Maak hier dus afspraken over tijdens bijvoorbeeld het werkoverleg. Wie bewaart wat en op welke manier, waar zijn lopende werkzaamheden terug te vinden en worden bijvoobeeld adressenbestanden centraal of indvidueel bewaard.

Pro-actief
Goed en eenduidig organiseren van het werk is dus belangrijk voor een succesvolle werkoverdracht. Daarnaast vinden we overdragen soms ook gewoon moeilijk. Je hebt bijvoorbeeld het gevoel dat alleen jij de aangewezen persoon bent om die bepaalde actie te ondernemen.

Hierdoor heb je wellicht ook niet eerder de tijd genomen om anderen in te lichten over de manier waarop jij die werkzaamheden oppakt. Als je er dan niet bent weet ook niemand hoe dat specifieke onderdeel werkt. Het kan ook zo zijn dat je zelf niet voldoende pro-actief aan de slag bent geweest. Kon je echt niet inschatten dat die grote klant juist in jouw vakantie een offerte gaat plaatsen?

Realiseer je dat het werk ook door moet draaien als je er niet bent en investeer tijd om je collega’s wegwijs te maken in jouw werkzaamheden.

Nog een aantal tips
Wil je echt ontspannen op vakantie en ook nog eens relaxed terugkomen; vergeet dan dit niet;

• Begin op tijd met het afbouwen van je werkzaamheden; neem er op het laatste moment geen extra klussen bij.
• Plan ruim voor je vakantie een moment in om je werkzaamheden over te dragen.
• Vergeet niet je afwezigheidassistent in je e-mail aan te zetten!
• Vraag achteraf aan je collega’s hoe het overnemen is verlopen, hieruit kunnen zinvolle verbeterpunten komen.

Vasthouden vakantiegevoel
Voorkom dat jij zelf of je team tegen de vakanties opziet en dat het vakantiegevoel eenmaal terug op het werk meteen over is door de stapels achterstanden die er te vinden zijn. Meld je team nu aan voor de vier uur durende workshop Tijd voor… vakantie! We maken gezamenlijk afspraken over het organiseren van het werk, het stellen van prioriteiten en werkoverdracht en je krijgt daarnaast een heleboel praktische tips. Zodat jij, of je team, deze zomer met een gerust hart op vakantie kunnen.

p.s. natuurlijk heb je ook de rest van het jaar veel profijt van de workshop!

Plannen, Team afspraken, Werkoverdracht